1. Préambule
Cette nouvelle fonctionnalité doit permettre de rattacher des paiements d’un fichier de relevé bancaire à des locataires, et ainsi automatiser le plus possible les encaissements sur le compte de l’agence.
L’importation des encaissements, permet d’importer les encaissements présents dans un fichier de type :
• CFONB120
• CFONB240
• CAMT53
• CAMT54
Cette fonctionnalité peut gérer simultanément plusieurs comptes bancaires présents dans ce type de fichiers, et donc plusieurs sociétés.
2. Importation des encaissements
Depuis le module encaissements, une nouvelle option est disponible.
Le traitement se déroule ensuite en 5 étapes :
• Récupération du contenu du fichier
• Vérification des encaissements sur les bons locataires
• Détail de l’affectation
• Comptabilisation
• Choix Autres Encaissements/Bordereau de remise dans encaissements
2.1. Récupération du contenu du fichier
La première action à effectuer est de récupérer le fichier mis à disposition par la banque en cliquant sur le bouton ‘Sélectionner le fichier …’.
Se positionner via l’explorateur, sur le fichier concerné.
Cliquer sur ouvrir.
L’affectation automatique des encaissements est activée. La progression est visible à l’écran.
Les lignes importées concernent uniquement des crédits.
Important : Si vous quittez le module sans avoir validé, vous perdrez tout le travail effectué : le travail n’est pas sauvegardé.
2.2. Vérification des encaissements sur les bons locataires
Les lignes importées du fichier bancaires sont affichées à l’écran et celles pour lesquelles l’affectation est complète, sont sélectionnées automatiquement. Le nombre de lignes sélectionnées est indiqué en bas de la grille.
Pour faciliter la visualisation des lignes sans émetteur, vous pouvez trier la colonne émetteur et ainsi saisir à suivre les affectations manquantes des différentes lignes.
Si une ligne est sélectionnée mais ne contient pas toutes les informations nécessaires à l’encaissement, un avertissement est indiqué en fin de ligne, et un message est indiqué en dessous de la grille.
Si l’affection n’est pas possible en automatique (plusieurs émetteurs possibles avec le même nom, tiers non trouvé dans la base, …), vous devrez mettre en concordance les encaissements et les émetteurs.
La suite SPI propose 2 comptes auxiliaires trouvés pour cet encaissement. Si aucun ne convient, vous pouvez cliquer sur la loupe afin d’afficher tous les tiers, et sélectionner par vous-même le tiers concerné.
Les tiers affichés ont comme profil locataire, garant, colocataire.
Une fois le tiers sélectionné, la lignes est complétée avec l’émetteur, le compte auxiliaire concerné, le mode d’encaissement, un libellé pour l’écriture comptable, le montant de la dette.
Contrôles que vous pouvez effectuer à partir de l’écran en cliquant sur :
• L’émetteur : la fiche du tiers s’ouvre sur l’onglet information
• Le montant de la dette : La fiche du bail s’ouvre sur l’onglet situation comptable
• Le détail : Un écran avec les lignes de détail alimentées par défaut avec le montant de l’encaissement
2.3. Détail de l’affectation
En cliquant sur le lien détail, l’écran suivant s’affiche. Les montants des affectations sont effectués en automatique dans l’ordre des lignes de détail.
3 cas de figure possibles :
• Le montant de l’encaissement correspond au montant de la dette du locataire : toutes les lignes sont soldées
• Le montant de l’encaissement est supérieur à la dette : toutes les lignes sont soldées et une ligne de Trop Perçu est ajoutée.
• Le montant de l’encaissement est inférieur à la dette : Certaines lignes ne seront pas soldées. Le montant affecté à chaque ligne sera modifiable dans la limite du montant du par le locataire
Dans ce cas on peut très bien répartir une partie sur les provisions.
Pour que cette nouvelle affectation soit prise en compte, vous devez valider en sélectionnant le bouton ‘Valider’.
Les libellés des écritures de détail ainsi que le libellé du trop-perçu sont modifiables, afin de les personnalisées au besoin.
2.4. Comptabilisation
Si vous voulez faire les encaissements compte bancaire par compte bancaire, vous pouvez sélectionner un seul compte bancaire. Le valider et faire ensuite pour un autre compte. Il suffit de sélectionner dans la liste le compte bancaire désiré.
Lorsque la vérification sur les affectations et la mise en correspondance des émetteurs avec les encaissements sont effectuées, la comptabilisation des encaissements peut se faire.
Le bouton valider ne sera pas activé s’il existe un filtre sur la grille. Il faut désactiver tous les filtres et avoir au minimum une ligne sélectionnée pour accéder au bouton valider.
Lors de la validation, la dette des locataires est recalculée. Si une différence de solde est détectée sur un locataire, l’encaissement pour ce locataire ne se fera pas et sera indiquée après la comptabilisation dans la grille. La ligne ne sera plus sélectionnable. Il faudra retourner sur le détail, afin de réactiver la sélection au besoin.
Les encaissements étant conformes sont basculés dans ‘Autres encaissements’ et seront validés définitivement en accédant sur ce choix.
2.5. Autres encaissements / Bordereau de remises
Accéder à Autres encaissements en sélectionnant une société. Les encaissements provenant de l’importation des encaissements sont affichés dans la grille.
Il suffit alors de comptabiliser pour finaliser l’encaissement.
Si le mode d’encaissement utilisé, possède une contrepartie ‘Bordereau de remise, vous devez accéder sur ‘Bordereau de Remises’, et comptabiliser pour finaliser l’encaissement.
3. A retenir
• Impossible d’importer des encaissements si d’autres personnes sont en encaissements sur une même société
• Seuls les crédits sont repris dans l’importation
• La sortie du module ne sauvegarde pas le travail en cours
• La validation est possible uniquement si aucun filtre sur la liste
• Même si le travail s’effectue sur tous les comptes bancaires du fichier d’import, il est possible de valider compte par compte
• Si l’encaissement d’un DG est conservé, l’écriture se fera automatiquement sur le compte de dépôt du locataire
• A la validation, la dette du locataire est recalculée pour contrôle, avant de passer en encaissement définitif
• Toutes lignes sélectionnées et complètes seront validées en comptabilité