Ce menu permet de reverser une partie des honoraires quand un confrère vous confie la sous-traitance de la gestion de son portefeuille.
Compte tenu que ce module est une option payante, l’activation est réalisée par nos services.
1/ Le paramétrage
Vous devez créer ou paramétrer une agence : depuis le menu Gris / Communs – Agences :
Si l’agence n’existe pas, cliquer sur « ajouter » pour renseigner les informations nécessaires à la création de celle-ci dans les Paramètres généraux, à savoir :
- Le code agence
- Le libellé
- L’adresse
- Le téléphone
- L’email.
Si l’agence existe déjà, double-cliquer sur celle-ci pour modifier, si nécessaire, les informations déjà renseignées :
Le paramétrage s’effectue sur l’onglet « Biens en nourrice » :
L’agence « Tête de réseau » est à renseigner seulement si une réversion est à faire à l’agence ET à sa tête de réseau.
Vous devez ajouter les prestations, de type « honoraires de gestion », sur lesquelles tout ou partie des honoraires vous seront reversés :
Si un seul contrat est signé, pour un seul taux, pour l’agence apporteur d’affaires (ex : agence qui fait de la transaction en principe), vous devez mettre dans la tranche de lots la valeur « 9999 » et le taux HT à appliquer sur le montant des honoraires pris au propriétaire.
Sinon, vous devez paramétrer le nombre de lots par tranches et le taux correspondant.
Si besoin de modifier l’entête et le pied de page, se référer à la rubrique d’aide en ligne « Où modifier le logo (entête et pied de page) :
https://aide.spigls.septeo-adb.fr/ou-modifier-le-logo-ent%C3%AAte-et-pied-de-page
Une fois le paramétrage terminé, n’oubliez pas de valider l’ensemble des fenêtres.
Important : Si le reversement des honoraires ne concerne que certains mandats, il vous faut créer une nouvelle prestation d’honoraire, au lieu de prendre une prestation honoraire existante sur tous les mandats (sinon le reversement s’effectuera sur tous les mandats, dont ceux qui ne doivent pas l’être).
2/ Le traitement :
Le module se situe depuis le menu Gérance – Gestion des biens en nourrice :
La 1ère étape est le calcul des bordereaux :
Vous pouvez choisir de calculer pour une ou pour plusieurs agences :
Par défaut, la date de traitement est la date du jour ; si la date ne convient pas, il est possible de renseigner une date antérieure à la date du jour, mais jamais ultérieure à la date du jour.
Lors du premier traitement, vous devrez renseigner un libellé de document, un sous-dossier et un type de document, et cliquer sur Etape suivante :
L’état par agence s’affiche :
Le bouton « aperçu » permet éditer le bordereau par agence et le bouton « + » dans la colonne détails permettra d’afficher par agence les mandats de cette agence avec le numéro de mandat, nom et prénom du propriétaire, le code de la prestation, le libellé de la prestation, la base, le montant HT, le montant de la TVA, le montant TTC.
La validation se fait après avoir cliqué sur le bouton « Valider » et en fonction de la réponse à la question : « Confirmez-vous la validation de ces bordereaux ? OUI/NON ».
Un message d’information apparait confirmant la validation qui s’est terminée :
La 2ème étape est le reversement des honoraires :
Le bouton « Envoi des bordereaux » au-dessus de la liste permet d’envoyer un email par agence, aux lignes sélectionnées, avec en pièce jointe les documents PDF des bordereaux.
L’email sera envoyé à l’adresse email de la direction saisie dans la fiche agence.
Un clic sur le lien « Détail » affichera les lignes de l’agence avec : la date du bordereau, un lien sur le document PDF de la GED, libellé de la prestation, le nombre de lots, le montant HT, le montant de la TVA, le montant TTC.
Un clic sur le lien du document GED affichera la GED comme actuellement.
L’agence partenaire devra envoyer une facture correspondant au bordereau.
La 3ème étape du module est le pointage des factures reçues :
A réception des factures, il faudra pouvoir les pointer et transmettre au logiciel de comptabilité une pièce comptable.
Cet écran affiche toutes les factures qui n’ont pas encore été pointées :
En bas de l’écran s’affiche deux champs de saisie : le numéro de facture e la date de facture.
Si ces deux champs sont saisis, la validation du pointage pourra se faire, par le biais du bouton « Valider pointage ».
Ce bouton générera un fichier d’écritures comptable en fonction des paramètres généraux, et la ligne disparaitra.
Enfin, la 4ème et dernière étape est l’état des reversements :
Cette étape affiche la liste de tous les bordereaux édités et pointés avec date et n° de factures pointées :
