Lorsque l’assurance vous réclame des règlements d’un locataire, vous devez :
1ère étape à respecter :
Si vous saisissez les indemnités sur le compte du propriétaire :
- Aller sur gestion locative
- Nouvelle Pièce comptable
- Saisir la date du jour
- Journal OD
- Saisir le libellé
- Faire ajouter
- Compte : Propriétaire
- Auxiliaire : Nom du propriétaire
- Montant : au débit (montant réglé correspondant au loyer)
- Sélectionner le locataire
- Prestation : 01
- Faire valider +
- Compte : propriétaire
- Auxiliaire : Nom du propriétaire
- Montant : au débit (montant réglé correspondant aux provisions sur charges)
- Sélectionner le locataire
- Prestation : 30 ou 31 (montant réglé correspondant aux provisions sur charges)
- Faire Valider + s’il faut saisir d’autres prestations sont à rembourser à l’assurance (ex : TEOM 50, Réguls de charges 40 ou 41, etc…)
- Puis compte : Indemnités GLI à reverser (41121500)
- Montant : au crédit (correspondant au montant total que vous devez lui reverser)
- Valider
Si vous saisissez les indemnités sur le compte du locataire : vous devez aller vérifier dans le plan comptable si vous disposez des fonds nécessaires. Pour ce faire, vous devez aller dans le menu :
- Aller sur gestion locative
- Plan comptable
- Rechercher le compte « Indemnités GLI à reverser »
- Cliquer sur le deuxième onglet « Situation comptable »
Vous retrouvez l’ensemble des écritures mouvementées avec la prestation 65 (Refacturation Encaissement GLI) donc vous devez contrôler que les fonds présents sur ce compte vous permettent de rembourser l’assurance pour le dossier concerné (et ce, afin d’éviter de prendre des fonds pour un autre dossier contentieux).
Ensuite, quelle que soit la méthode de saisie des indemnités, vous devez saisir une facture, depuis le module Factures, sur le compte du fournisseur de votre Assurance Loyers Impayés, en choisissant de l’affecter sur un compte général, à savoir le compte « Indemnités GLI à reverser » :
L’étape de paiement de la facture s’effectuera donc depuis le module Paiement factures, comme un règlement d’un fournisseur lambda.