Les écritures peuvent être saisie à la date du grand livre. On peut sortir du menu et revenir en cours de saisie. Il est également possible qu’elle soit commencée par un utilisateur et continuée par un autre.
Pour faire la reprise comptable d'une copropriété :
- Il faut que la copropriété soit active.
- Si le grand livre du confrère contient des soldes dans les comptes travaux et charges exceptionnelles (comptes 102..., 702..., 671..., 672... ou 120...), il faut créer les fiches travaux.
Remarque : dans SPI les comptes 102... seront repris dans un compte 702..., et les comptes 120... seront éclatés en 702... pour les appels de fonds et 671.... ou 672... pour les factures.
- Si le grand livre du confrère contient des soldes dans les comptes d'avances (comptes 103... ou 105...), il faut créer les fiches avances.
Après ces 3 étapes, on passe à la saisie du grand livre du confrère sur l’exercice N depuis le menu Syndic > Saisie des a nouveaux > Ajouter :
1 - Classe 1 : reprendre les soldes des comptes de type Avances avec une répartition manuelle ou sur une clé :
NB : dans le cas d’une reprise manuelle des quotte part sur chaque lot, une clé Privative sera créée pour la reprise de solde.
2 - Fournisseurs : S’il existe des soldes (avoir ou facture dues) sur les comptes fournisseurs il faut reprendre les écritures suivant la nature Facture/Avoir/Règlement. Une facture GED pourra être rattachée à la pièce comptable uniquement dans le module « saisie des ANV ».
- Sélectionner le copropriétaire + renseigner date, libellé et montant + choisir Appel de fonds de
Il est possible de cliquer sur le « détail lot » et répartir le montant sur les différents lots lorsque le montant des provisions par lot est connu. A défaut il sera rattaché sur un seul lot.
Les autres écritures doivent être reprise avec le type SRU correspondant
- Dans le budget charges courantes, on définit les appels de fonds faits par le confrère en "comme déjà comptabilisés". Pour cela, dans l'onglet "Budget /Travaux" de la fiche copropriété (en mode modification), on ouvre l'échéancier des appels de fonds, on coche les appels de fonds faits par le confrère et on clique sur le bouton "Définir comme déjà comptabilisé".
Dans les fiches travaux et les fiches avances, on définit les appels de fonds travaux et avances faits par le confrère en "comme déjà comptabilisés". Pour cela, dans l'onglet "Appels de fonds" (en mode modification) des fiches correspondantes, on coche les appels de fonds faits par le confrère et on clique sur le bouton "Définir comme déjà comptabilisé".
- Saisir les pièces d’Encaissement et Autres (Répartition de charges, A nouveaux) sur les comptes 450. On reprend toutes les écritures des copropriétaires (à nouveau, répartition de charges, encaissements, appel de fonds travaux et avances, dépenses personnels).
Saisir le montant au débit du compte de banque 512….. et crédite le compte 47800000. (L'inverse si la copropriété est à découvert).
Remarque : après cette étapes le compte 47800000 doit être soldé.
A l’étape Contrôle il est possible d’éditer un aperçu de la Balance et du Grand livre afin de contrôler votre reprise.
A noter qu’il est préférable de saisir une seule pièce de reprise de solde mais qu’en cas d’erreur ou dissociation de reprise de solde charges courantes et travaux vous pourrez créer autant de reprise d’ANV que nécessaire.