1. Préambule
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de solder automatiquement tous les comptes des copropriétés que vous n’avez plus en gestion dans votre portefeuille.
Ceci permettra entre autres de pouvoir imprimer vos balances consolidées sans tenir compte de ces copropriétés.
Une copropriété qui n’est plus gérée :
• Doit être résiliée (date de résiliation sur la fiche de la copropriété)
• Doit avoir le solde de tous ses comptes à ZERO
• Ne doit pas apparaître dans les états comptables
• Ne permet pas de lancer des appels de provision, des appels exceptionnels, des clôtures
• Ne permet pas de saisie des écritures comptables, des encaissements, …
Remarque : afin d’accéder à la fonctionnalité, si votre copropriété a été désactivée, vous devez au préalable l’activer.
2. Traitement de la clôture
Depuis le catalogue des copropriétés, en sélectionnant la liste des copropriétés résiliées, vous pouvez au bouton : « Solder les comptes de la copropriété »
Le traitement se déroule ensuite en 3 étapes :
• Liste des comptes non soldés
• Contrôles
• Comptabilisation
Au préalable, vous devez avoir imprimé tous les documents comptables de la copropriété. Les documents comptables imprimés après la clôture définitive comprendront les écritures de solde des comptes et seront
donc soldés.
2.1. Liste des comptes non soldés
Après avoir cliqué sur le bouton « Solder les comptes de la copropriété », le logiciel affiche la liste de tous les comptes non soldés de la copropriété à la date de résiliation.
Il s’agit de la représentation des balances générales et auxiliaires de la copropriété à cette date.
Cette étape vous permet seulement de vérifier le solde actuel de tous les comptes.
Tous les comptes seront donc automatiquement soldés par cette fonctionnalité, sauf les comptes de banque (racine « 5 »). La dernière opération que vous devrez passer manuellement et qui sera votre dernier contrôle sera de solder le(s) compte(s) de banque et le compte d’attente.
2.2. Contrôles
Lorsque vous avez consulté la liste des comptes à solder et que vous pensez pouvoir passer à la clôture définitive de ces comptes, cliquez sur « Etape Suivante ».
L’écran suivant s’affiche :
Par défaut :
• Le journal d’OD paramétré sur la fiche de la copropriété est sélectionné car les écritures de clôture seront enregistrées dans ce journal
• Le compte d’attente paramétré sur la fiche de la copropriété est sélectionné car le solde des écritures de tous les comptes sauf les comptes banque (classe « 5 ») sera enregistré dans ce compte.
Le libellé qui sera appliqué à ces opérations est obligatoire mais libre ; par exemple, vous pouvez saisir « Solde fin de gestion » …
Cliquer ensuite sur le bouton « Valider » ; ceci entraine une liste de contrôles avant de pouvoir définitivement comptabiliser les opérations.
Les contrôles sont les suivants :
Tant que certains contrôles sont en rouge, vous ne pourrez pas procéder à la clôture définitive ; il vous faut alors corriger ces anomalies pour pouvoir continuer.
Eventuellement il faut modifier la date de résiliation si des écritures sont comptabilisées après la date de résiliation déjà indiquée dans la fiche de la copropriété.
Lorsque tous les contrôles sont débloqués, vous pouvez passer à l’étape suivante : Comptabilisation
2.3. Comptabilisation
L’écran de comptabilisation se présente de la façon suivante :
• Date = date de résiliation moins 1 jour
• Journal = OD
• Les comptes à solder (sauf le(s) compte(s) de classe « 5 » => ces comptes seront soldés manuellement au moment où le « chèque » est fait au nouveau Syndic – voir plus loin)
• Les montants au débit / au / crédit qui soldent les montants initiaux de la liste des comptes.
Explication :
Le solde de tous les comptes est donc compensé dans le compte d’attente « 4710000 » qui a été paramétré à l’étape précédente. Le montant dans ce compte correspond donc forcément au(x) solde(s) du(des) compte(s) banque (comptes de classe « 5 »).
Vous pouvez alors comptabiliser la clôture définitive des comptes de la copropriété.
Cliquez sur le bouton « Comptabiliser » :
Une demande de confirmation est affichée car cette action est irréversible.
Sur la fiche copropriété, vous voyez ensuite un cadenas représentant que la copropriété est définitivement clôturée. Dans ce cas, aucun nouveau traitement ne pourra être lancé sur cet immeuble.
Il vous restera à solder le(s) compte(s) banque.
3. Saisie du solde du (des) compte(s) banque
Il faut ensuite utiliser la « saisie comptable libre » pour solder le(s) compte(s) banque.
• Indiquer la copropriété
• Indiquer la date du solde du compte banque
• Indiquer le journal de banque pour lequel le compte banque associé doit être soldé
• La liste des comptes disponibles ne contient que des comptes de classe « 47 » et de classe « 5 » (toutautre saisie est bloquée).
• Sélectionner le compte d’attente utilisé lors de la clôture des comptes
• Saisir le montant du solde du compte de classe « 5 » correspondant au journal de banque
• Valider la saisie
• Activer le bouton contrepartie Auto
Ce qui donne dans notre exemple :
Préconisation :
Vous devez saisir une seule pièce comptable afin de solder tous les comptes de trésorerie en même temps encochant la case dernière opération pour la clôture définitive
Après cette dernière opération, il ne sera plus possible de saisir des écritures sur la copropriété.
4. Désactiver la copropriété
Penser à désactiver la copropriété afin que le comptage des lots soit bien pris en compte.
Il est également conseillé de relancer le calcul des alertes afin de supprimer de la liste des alertes les actions à effectuer sur cette copropriété : appels de fonds, travaux, clôtures, etc … Les alertes relatives aux échéances d’appel seront supprimées si la date de résiliation de la copropriété est antérieure ou égale du
jour indépendamment de la date de l’appel avant ou après la date de résiliation.
5. Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire sur les comptes de trésorerie reste accessible afin d’effectuer les derniers rapprochements.
6. Balance consolidée
La balance consolidée ne fait plus apparaitre les copropriétés résiliées lorsque les comptes sont définitivement soldés.
7. Annulation de la clôture définitive
Un outil permet d’annuler la clôture définitive de la copropriété et est accessible uniquement avec l’utilisateur Concepteur via les paramètres communs\Outils\Outils Syndic. Cette opération ne pourra être réalisée que par notre service support.
