Extranet SPI

Ce menu permet de paramétrer les éléments qui seront transférer dans l’extranet.

Chemin d’accès :

Dans le menu « Commun » () > Colonne « Paramètres » > Menu « Paramètres SPI » > Onglet « Extranet ».

• Les écritures des copropriétaires sont exportées en nombre d’exercices clos (2 par défaut), ainsi que les écritures des exercices en cours et celles postérieures à la date du jour
• Les contrats résiliés seront exclus de l'export GED si la case est cochée

Le tableau liste tous les types de document créés dans l’énumération « Type document » avec :

-          Nombre de mois visible : durant lesquels les documents seront sur l’Extranet. Cette durée est calculée à partir de la date de mise en GED.

• « 0 » (zéro) : le document ne sera pas visible dans l’Extranet, le maximum étant 36 mois. Au delà, le paramétrage sera "les 3 dernières années + l'année courante"

-          Visible extranet : détermine les personnes ayant accès aux documents.

• Ne pas exporter le document : personne n’a accès au document
• Visible par tous les tiers associés : seuls les personnes associées à la GED  ont accès au document. Par défaut, il s’agit du destinataire du document. Mais il est possible d’associer d’autre tiers.
• Visible par tous les copropriétaires de l’immeuble : concerne les documents associés à un immeuble en copropriété. Tous les copropriétaires destinataires ou non du document auront accès celui-ci.
• Visible par le président et les membres du conseil syndical : concerne les documents associés à un immeuble en copropriété. Tous les membres du CS destinataires ou non du document auront accès celui-ci.
• Visible par le président du conseil syndical : concerne les documents associés à un immeuble en copropriété. Seul le président du CS destinataires ou non du document aura accès celui-ci.
• Visible par tous les copropriétaires de tous les immeubles: concerne les documents associés à tous les immeubles en copropriété. Tous les copropriétaires destinataires ou non du document auront accès celui-ci
• Visible par le président du conseil syndical de tous les immeubles: concerne les documents associés à tous les immeubles en copropriété. Seuls les présidents du CS destinataires ou non du document auront accès celui-ci
• Visible par le président et tous les membres du conseil syndical de tous les immeubles: concerne les documents associés à tous les immeubles en copropriété. Tous les membres du CS destinataires ou non du document auront accès celui-ci

Cette zone permet de paramétrer :

-          Nbr de mois écriture mis à la disposition des propriétaires, des locataires, des copropriétaires sur leur Extranet., 48 mois au maximum.

-          Nbr mois évènements durant lesquels les personnes concernées pourront consulter un événement sur l’Extranet. 48 mois au maximum

-          Paiement Syndic en ligne : pour activer la possibilité pour les copropriétaires de régler via l’Extranet. Cela leur permet de faire une demande ponctuelle de prélèvement.

Le paiement en ligne n’est accessible qu’aux copropriétaires qui :

• Sont débiteurs
• Ne sont pas prélevés (mandat SEPA actif sur leur fiche copropriétaire)
• Ne font pas l’objet d’un lien syndic-gérance.

-          Extensions doc. Ged exportés : permet de déterminer le format des fichiers exportés de la GED vers l’Extranet.

• La case « tous » permet d’exporter tous les documents quel que soit leur format.
• La zone de sélection permet de désigner les formats exportés (Par défaut les PDF). On peut rajouter d’autres formats (odt ; docx ; jpg …) en séparant les différents formats par « ; ».

-          Exporter les baux sans/avec dette jusqu’à X mois après le fin du préavis : permets de déterminer durant combien de m