L’immatriculation des copropriétés dans le registre national des copropriétés est obligatoire et doit être faite pour les copropriétés de plus de 200 lots principaux (lots à usage d’habitation ou de local commercial) avant le 31/12/2016.
Pour les copropriétés de plus de 50 lots l’immatriculation doit être réalisée avant le 31/12/2017.
Pour toutes les copropriétés l’immatriculation doit être réalisée avant le 31/12/2018.
Par la suite une actualisation annuelle doit être effectuée (une actualisation par an, après répartition des charges).
L’utilisation de la fonctionnalité de registre des copropriétés par web service nécessite une inscription de votre agence sur le site :
https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/#/
Après inscription vous disposerez d’un numéro de télé déclarant et d’une adresse email de télé déclarant.
URL pour l’inscription directe :
https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/#/teledeclarant-typecompte
L’utilisation de la fonctionnalité de registre des copropriétés par web service nécessite l’achat d’un certificat RGS.
L’acquisition de ce certificat d’authentification serveur peut être réalisée auprès d’un prestataire habilité à délivrer des certificats RGS 1*.
Ce certificat vous est délivré par le prestataire sous la forme d’un fichier informatique avec une extension .pfx ou .pem
Le prix moyen d’un certificat RGS 1* est de 220 € HT / an.
Vous pouvez directement commander votre certificat RGS 1* auprès d’un des prestataires habilité à fournir ce certificat.
Un onglet nommé « Données Administratives » est présent dans la fiche copropriété :
Cet onglet contient les champs suivants :
Immatriculation : Numéro d’immatriculation de la copropriété, ce champ sera renseigné automatiquement par le logiciel si l’immatriculation est faite par le logiciel.
SIRET : SIRET de la copropriété, si cette dernière à des salariés.
Date de dernière actualisation annuelle : Date de la dernière actualisation faite sur le registre des copropriétés, ce champ sera renseigné automatiquement par le logiciel si l’actualisation au registre est faite par le logiciel.
Si le mandat de syndic est une administration provisoire, une résidence de service ou un syndicat coopératif, vous devez cocher une des cases prévues à cet effet.
Vous devez spécifier, comment vous souhaitez justifier de votre mandat de syndic de copropriété auprès du registre de copropriété. Soit par un contrat de syndic, soit par le dernier PV d’AG, soit par une ordonnance de nomination d’un juge.
Vous devez mettre en GED le document, en sélectionnant l’un des type de document fournis ci-dessous:
- Ordonnance de nomination du juge
- Procès-Verbal AG
- Contrat de syndic
Vous devez cocher la zone « 1er exercice comptable de la copropriété », uniquement s’il s’agit du premier exercice comptable dans la vie de la copropriété. (Copropriété achevée récemment, Mono propriété devenu une copropriété, etc …)
La fonctionnalité est disponible directement dans SPI Syndic par le menu suivant :
Lors de l’ouverture de la fonctionnalité, vous devez saisir vos identifiants de télé déclarant et sélectionner le fichier correspondant à votre certificat RGS 1* en cliquant sur le bouton « charger ».
Si votre certificat nécessite un mot de passe pour son ouverture par l’application, une zone mot de passe apparaîtra sous la zone certificat. Ce mot de passe de certificat vous est fourni par le fournisseur du certificat.
La zone de recherche vous permet de filtrer la liste des copropriétés en fonction de leurs nombres de lots (en comptant uniquement les lots à usage d’habitation et les locaux commerciaux), ainsi qu’en fonction de leur date d’immatriculation annuelle pour les renouvellements.
Si un élément est manquant, la copropriété ne peut pas être activée, un triangle rouge apparaît pour vous informer des éléments manquants.
Dans l’exemple ci-dessus le type de chauffage doit être renseigné dans le descriptif de la fiche immeuble, et le PV d’ AG ou le contrat de syndic doit être mis en GED.
Ci-dessous aucun élément n’est manquant, il est donc possible de cliquer sur « détails » pour consulter les informations qui vont être transmises au registre.
La fenêtre de détail des éléments transmis permet pour chaque élément de visualiser ce qui sera transmis au registre des copropriétés.
Le bouton 
permet d’ouvrir directement la fenêtre dans laquelle il est possible de modifier l’élément transmis.
Le prochain type d’envoi est par défaut déterminé de manière automatique, en fonction de l’état de la copropriété (immatriculé ou non ?, mise à jour annuelle ?, simple actualisation ?).
Le bouton « envoyer » permet de transmettre les copropriétés sélectionnées au registre.
Dès que l’utilisateur clique sur « envoyer », la grille affiche l’état de l’envoi de chaque copropriété sélectionnée.