A. La création d’une nouvelle copropriété
La création va se dérouler en 7 étapes initiales.
1. Généralités :
Immeuble : permet de rattacher un immeuble.
Saisissez les 1ères lettres du nom de l’immeuble. Le logiciel affiche alors une fenêtre de sélection d’immeubles dont les noms contiennent les lettres précédemment saisies.
Ceci afin de ne pas créer un 2ème immeuble, s’il existait déjà par exemple en gestion locative.
Vous pouvez faire défiler les pages avec les boutons du bas :
.
Si l’immeuble est affiché, sélectionnez-le puis cliquez sur "Valider", sinon, cliquez sur le bouton "Création rapide", 
qui se trouve en haut à droite de cette liste. Si vous choisissez d’en créer un, vous aurez la fenêtre suivante :
:
Vérifiez que le code immeuble s’est bien auto incrémenté. Saisissez au minimum le nom de l’immeuble puis "valider". Si vous devez créer des bâtiments ou saisir d’autres éléments descriptifs, cliquez sur le bouton "loupe" à droite du nom de l’immeuble afin de compléter la fiche immeuble qui s’ouvrira dans un nouvel onglet :
Type de copropriété : par défaut cette zone sera mise avec la valeur "Standard", vous pouvez sélectionner une autre valeur : ASL, AFUL ou HLM.
Répartition au prorata : par défaut le logiciel ne fait pas de prorata.Zone non active pour le moment
Ne pas appliquer le plafond de majorité : cette case est cochée par défaut pour le type "HLM". Si cette case est cochée et qu’un copropriétaire détient plus de 50% des tantièmes d’une clé, ses votes ne seront pas ramenés à la majorité des autres copropriétaires.
Organisation :
Agence : ce champ est obligatoire, afin de gérer automatiquement les entêtes et pieds de page des documents ImmAdis.
Groupe de travail : pour des ADB importants, il est possible de scinder le portefeuille en groupe de travail. Ces groupes de travail doivent être créés dans les énumérations, menu "Paramètres", "Paramètres A", "Enumérations", "Code groupe travail".
Gestionnaire, technicien et comptable : vous pouvez affectez un utilisateur.
Mandat :
Numéro : numéro de mandat, par rapport au registre des mandats.
Seuil de consultation : valeurs qui pourront être reprises dans le carnet d’entretien ou le contrat de syndic.
Arrondi montant budget : lors du calcul du budget en % d’augmentation, les montants par postes seront arrondis selon cette valeur.
Arrondi affichage : ce paramètre est essentiellement pour l’édition d’un budget (pas l’appel).
Exercice :
Dates d’exercices : celles-ci sont mises par défaut en fonction de la date de début de mandat, vous pouvez néanmoins modifier un des champs, les autres se recalculeront automatiquement.Note : Zone de commentaire interne.
Bouton ‘Etape suivante’ : En cliquant sur ce bouton, la copropriété sera créée (partiellement), si vous cliquez sur ‘Annuler’, la copropriété sera supprimée, mais pas l’immeuble.
2. Lots
Sur cette étape, vous pouvez saisir les lots de copropriétés (principaux ou secondaires).Si vous avez sélectionné un immeuble déjà existant (utilisé en partie en gestion), les lots déjà saisis s’afficheront.
Les filtres du haut servent à faire un affichage sélectif des lots déjà créés.
Cliquez sur le bouton "Ajouter", pour créer de nouveaux lots.
Selon le paramétrage de la numérotation automatique, la référence pourra être pré-saisie. Dans cette exemple, Je dois saisir le N° de lot de copropriété qui constituera la référence du lot. Vous devez saisir au minimum les éléments en rouge.
Si vous saisissez un propriétaire, vous devez compléter obligatoirement la date d’achat qui devra être inférieure ou égale à la date du 1er exercice. Cette date est modifiable.
Si vous ne saisissez pas le propriétaire, vous pourrez le saisir plus tard et lui affecter un ou plusieurs lots.
Pour les lots secondaires (caves, cellier, parking), rattachez les au lot principal.
Si vous avez fait une erreur, cliquez sur "détails", pour modifier ces données :
Cliquez sur ‘Etape suivante’ pour passer au plan comptable.
Si vous cliquez sur ‘Annuler’, en bas à gauche, ImmAdis vous demandera une confirmation, la copropriété sera supprimée, l’immeuble restera, ainsi que les lots.
3. Plan comptable
Par défaut, les comptes principaux sont affichés (le minimum obligatoire).
Nous vous conseillons d’importer le plan comptable de référence (cliquez directement sur importer), ou celui d’une copropriété existante (sélectionnez une copropriété et cliquez sur importer).
Quand vous cliquez sur ‘Importer’, la fenêtre ci-dessous s’affiche :
Cochez la case marquée, pour sélectionner tous les comptes puis cliquez sur "Valider" en bas à droite.
Sur la liste des comptes affichée, vous pouvez supprimer les comptes de trésorerie que vous êtes sûr de ne jamais utiliser.
Cliquez sur "Etape suivante" pour passer aux journaux.
Si vous cliquez sur "Annuler" en bas à gauche, ImmAdis vous demandera une confirmation, la copropriété sera supprimée (ainsi que les comptes qui lui sont rattachés), l’immeuble restera ainsi que les lots.
4. Journaux
Par défaut, tous les journaux de référence s'intègreront (cf paramètres).
Sélectionnez le journal de trésorerie par défaut :
Et cliquez sur le lien ‘RIB’, pour saisir le RIB et IBAN du compte.
Pour information, ce RIB est stocké dans la fiche tiers, correspondant au syndicat des copropriétaires. Vous pouvez y revenir depuis la fiche de la copropriété ou depuis les tiers.
Fiche Journal :
Pour les journaux de type ‘Trésorerie’, complétez les paramètres :
RIB Banque : vérifiez que le bon RIB est associé.
Code émetteur virement : plus utilisé depuis le passage à la norme SEPA
Code émetteur prélèvements : plus utilisé depuis le passage à la norme SEPA
Lettre chèque : cochez cette case, si la banque vous fournit des lettres chèques pour ce compte bancaire. Si cette case, n’est pas cochée, c’est un relevé de facture qui sera imprimé à la place d’une lettre chèque.
Avec entête pré-imprimée : cochez cette case, pour qu’ImmAdis, ne remette pas les entêtes et pieds de page.
Cliquez sur ‘Etape suivante’ pour passer aux clés et Index.
Si vous cliquez sur ‘Annuler’, en bas à gauche, ImmAdis vous demandera une confirmation, la copropriété sera supprimée (ainsi que les comptes et les journaux), l’immeuble restera, ainsi que les lots.
5. Clés et Index
Sur cette étape, vous pouvez soit créer toutes les clés de répartition inscrites dans le règlement de copropriété (partie haute), ainsi que les clés d’index ou de consommation.
Vous devez les saisir a l'aide du bouton ajouter ou les dupliquer en cliquant (en haut à droite) sur "dupliquer les clés depuis un autre immeuble". Sélectionner l'immeuble de référence et valider.
Un message de confirmation s'affichera, vous devrez répondre en cliquant sur oui ou non.
Clés et Index :
Une clé "Privative" est déjà mémorisée afin de pouvoir affecter des dépenses privativement à des copropriétaires.
Cliquez sur ‘Ajouter’ pour créer une nouvelle clé