Il existe 3 types de documents modifiables dans LA SUITE SPI :
- Les documents libres : permettant d’adresser des documents et des circulaires aux différents tiers.
- Les éditiques : documents utilisés par les traitements, notamment tous les documents comptables.
- Les trames par défaut : utiliser uniquement en syndic notamment pour les convocations d’AG et l’envoi des PV.
1. Les documents libres
Ils servent à l’envoi de courriers et circulaires aux différents tiers.
Lors de leur utilisation, le logiciel permet la modification de la trame
Il existe 3 chemins d’accès à la gestion des trames :
- Par le menu « COMMUN » (
) pour accéder aussi bien aux courriers gérance que syndic. On sélectionne le menu COURRIERS
- Par le menu « GESTION LOCATIVE » pour n’accéder qu’aux courriers gérances. On clique sur la roue crantée en bas à droite, puis on sélectionne COURRIERS
- Par le menu « SYNDIC» pour n’accéder qu’aux courriers syndic. On clique sur la roue crantée en bas à droite, puis on sélectionne COURRIERS.
a) La listes des documents
Le tableau liste les trames existantes et indique :
- Colonne « Application » : l’application qui utilise le document : Gérance, Syndic ou Base (commun à la gérance et le syndic) ;
- Colonnes « Type de courrier » et « Catégorie » : le menu ou le traitement utilisant le document ;.
- Colonne « Libellé du courrier » : le nom du document
Le bouton 
ouvre une fenêtre permettant de créer un document
Le bouton 
permet de supprimer le document sélectionné (coche devant la ligne). Il n’est pas possible de supprimer un type de document qui fait partie des documents liés de base d’une fiche mandat, bail ou fournisseur.
Le bouton 
permet de créer un nouveau document à partir du document sélectionné (coche devant la ligne)
Le bouton 
permet de remettre la version de base sur les trames fournis par SPI.
Un double-clic sur une ligne permet de rouvrir un document pour le modifier.
b) Création d’un document
Le bouton permet de créer un nouveau document ou d’importer un nouveau document créé par SPI.
L’écran a 2 fonctions :
- La création d’un document
- L’importation de nouvelle trame faite par SPI
(1) La création d’un document
Dans la partie gauche de l’écran, on précise :
- L’application : Gérance, Syndic ou Bases. (Les autres applications ne sont pour l’instant pas concernées par les documents libres.)
- Le type de courrier et la catégorie pour indiquer le menu utilisant le document
- Le nom du document : nom s’affichant dans le menu déroulant permettant la sélection du document.
- Le nom du fichier : un clic dans la case permet à Adis de créer le chemin du fichier informatique ;
- Envoi email : « EmailAvecDocPieceJointe » (Les autres solutions ne sont pas actives)
Le bouton 
ouvre un document OpenOffice vierge et dessous un écran Adis comportant la liste des champs de fusion pouvant être introduits dans le document.
Une fois la rédaction du document faite, il faut l’enregistrer avec l’icône 
et fermer le document
(2) L’importation
Lors de mise à jour, SPI peut proposer de nouvelle trame.
Pour importer, dans la partie droite de l’écran, on coche les documents à installer. Puis on clique sur le bouton 
Adis confirme l’importation. Le document est alors disponible dans la « liste des documents libres ».
c) Duplication d’un document
Le bouton permet de créer un nouveau document à partir d’un document sélectionné (coche devant le document).
On indique le nom du nouveau document.
Il faut également modifier le nom du fichier. Pour cela on clique sur la croix à droite du nom de l’ancien fichier.
