Il y a 3 types de documents dans le logiciel SPI GESTION LOCATIVE:
- Les courriers libres ;
- Les documents comptables individuels (avis d’échéance, compte rendu de gestion,…), appelés également « Editiques » ;
- Les documents comptables récapitulatifs (journaux…).
1. Impression des courriers libres
a) Sélection du courrier
- On sélectionne le courrier.
- Il est possible soit de :
- Modifier temporairement la trame : juste pour cette édition
- Modifier la trame : définitivement tous les courriers futurs seront impactés
- Modifier pour un des destinataires : exceptionnellement pour une des personnes sélectionnées.
Quand on sélectionne un des choix, le bouton 
apparaît. Il permet d’ouvrir la fonction de modification.
2 fenêtres s’ouvrent :
- Une fenêtre avec la liste des variables
- Une fenêtre d’OpenOffice contenant le courrier à modifier.
Pour insérer une variable, on clique sur celle-ci dans la liste des variables. En maintenant le bouton droit de la souris enfoncé, on glisse la variable dans le courrier.
Il faut enregistrer les modifications du courrier avant de sortir (même pour les modifications temporaires).
- Enfin, on sélectionne le mode de diffusion :
- En fonction des documents liés : par défaut, on prend les informations indiquées sur la fiche du destinataire dans l’onglet « Documents liés »
- E-mail : on force l’envoi par mail pour tous les destinataires
- Recommandé : on force l’envoi en lettre recommandée pour tous les destinataires.
- Le bouton 
permet de passer à la phase édition des courriers.
b) Edition du courrier
Plusieurs supports sont possibles :
- Mises en GED et diffusion
- Mise en GED Uniquement
- Aperçu
- Modifier /générer plus tard
(1) Mise en GED et diffusion
Cette fonction permet d’enregistrer les documents en GED au format PDF (pas de modification possible) et de les diffuser
On sélectionne « Mise en GED et diffusion »
Pour enregistrer les documents de la GED, il est nécessaire d’indiquer :
- Le libellé du document
- Le Sous-dossier
- Le Type de document
Puis on clique sur 
.
Les documents sont alors stockés dans 
, l’icône « gestion des impressions » en vue de leur expédition.
(2) Mise en GED uniquement
Le document sera mis en GED mais pas envoyé au destinataire.
On sélectionne « Mise en GED uniquement »
Pour enregistrer les documents de la GED, il est nécessaire d’indiquer :
- Le libellé du document
- Le Sous-dossier
- Le Type de document
Puis on clique sur 
.
(3) Aperçu
Le document s’ouvre dans une fenêtre d’aperçu. Il est possible de l’imprimer.
Cette fonction sert surtout à faire un contrôle avant l’utilisation « Mise en GED et diffusion »
On sélectionne « Aperçu »
Puis on clique sur 
.
(4) Modifier / générer plus tard
Les documents seront enregistrés en GED au format OpenOffice en vue de les modifier ultérieurement.
Cette fonction est utilisée notamment quand le courrier doit être visé par une autre personne avant l’envoi.
On sélectionne « Modifier / générer plus tard »
Pour enregistrer les documents de la GED, il est nécessaire d’indiquer :
- Le libellé du document
- Le Sous-dossier
- Le Type de document
Puis on clique sur
La GED s’ouvre sur le courrier à modifier. Il suffit de fermer cette fenêtre pour remettre à plus tard la modification. A la fermeture de la fenêtre, on retourne sur l’écran d'accueil.
On retrouve ce document dans le fichier "COMMUN", "Gestion Electronique des Documents", "Plus de critères", 
Un double-clic sur la ligne ouvre de nouveau le document. Il est possible de le modifier, en c