Les Evénements

 

 

Ce module permet de gérer les demandes d'intervention. Il est accessible à partir de la page d'accueil (zone en haut à droite)

 

 

A partir de ce module vous pourrez :

-          saisir l’appel d’un client et en assurer la traçabilité sur sa fiche,

-          créer un événement, pour la gestion du patrimoine, travaux, informations, contentieux …et en assurer le suivi,

-          consulter et classer les mails reçus dans le logiciel, par l’outil de Synchronisation de mails et création d’événement.

Pour enregistrer un nouveau message, on clique sur .

Le suivi des événements en cours est accessible grâce au bouton : et si on supprime certains filtres, on aura accès à tous les événements quel que soit l’auteur ou le collaborateur assigné.

 

Le bouton permet de saisir un nouvel appel.

 

 

On indique :

-          Tiers : personne qui a généré l’appel

-          Immeuble / Lot : ceux pour lesquels ce tiers communique : si le tiers n’est attaché dans le logiciel qu’à un seul bien (1 mandat, 1 bail ou 1 copropriété), le bien est sélectionné par défaut, sinon il faudra aller chercher l’information.

-          Nature de l’appel à choisir dans le menu (paramétrable dans les « Enumérations »)

-          Motif de l’appel à choisir dans le menu (paramétrable dans les « Enumérations »)

 

Dans le tableau «Utiliser un événement existant » s’affiche les événements (par défaut en cours) attachés à ce tiers et ce bien. En double-cliquant sur la ligne, il possible d’ouvrir l’événement pour le compléter du nouvel appel.

 

Si non, on précise :

-          Objet de l’appel à saisir pour détailler l’appel

-          Degré d’urgence :  VertJauneRouge On peut le choisir sinon  il évoluera selon le planning de l’événement

-          Etape : à choisir dans le menu (paramétrable dans les « Enumérations »)

-          Mode de communication : choisir dans la liste déroulante

 

 

On clique sur le bouton pour créer un nouvel événement.

 

Un événement est composé d’actions :

-          soit en réception pour enregistrer les informations provenant de l’extérieure ;

-          soit en émission pour les informations que l’utilisateur diffuse.

 

 

Pour créer un événement, il est nécessaire de créer la 1e action.

On indique :

-          le type d’action : Réception ou Emission

-          Le mode de communication (Reçu par ou Envoyer par) du message

-          Les émetteurs ou les destinataires du message.

Le bouton propose la liste des tiers déjà utilisés sur l’événement.

 

 

Il est également possible de sélectionner :

-       Les tiers de l’événement : les personnes en lien avec le lot  (propriétaire, locataires…)

-       Les tiers de l’immeuble : Copropriétaires, Conseil Syndical, Locataires, Fournisseurs ...

-       Les tiers du lot : Copropriétaires, Locataires, Fournisseurs…

-       Fournisseurs : liste des fournisseurs avec filtre sur le corps de métier possible

-       Autres : n’importe quel tiers créé dans le catalogue des tiers du logiciel

 

On coche le(s) personne(s) concernée(s) et on clique sur

 

-       Le message : pour les actions en émission, le message constitue le corps du mail ou du courrier

-       Les pièces jointes : le bouton permet de sélectionner des pièces dans son environnement Windows

-       La catégorie

-       La personne à qui l’action est assignée pour son traitement

-       Des utilisateurs pour information (facultatif) : on coche le(s) utilisateur(s) concernés

-       La période de traitement de l’action

Si on souhaite faire apparaître le compteur temps passé et temps imputé en bas de page, il faudra cocher cette option dans COMMUN, PARAMETRES, Paramètres SPI, Paramètres Généraux, Evènements. Certains paramètres sont également possibles pour la saisie et/ou la clôture des événements. 

 

Le bouton propose de :

 

-          Fermer : l’action sera validée et l’événement sera fermé. L’action sera à traiter ultérieurement.

-          Clôturer + Fermer : on considère que l’action est traitée. Si l’action est la dernière action non clôturée de l’événement, la clôture de l’action clôture également l’événement.

-          Clôturer + Nouvelle action : l’action en cours est considérée comme traitée, et on ouvre une nouvelle fenêtre pour enchaîner sur une nouvelle action.

(Par exemple : On reçoit un appel pour signaler une panne. On crée une 1e action en réception que l’on clôture pour enchaîner sur une 2e action en émission pour commander l’intervention d’un fournisseur)

 

En fonction du mode de communication choisit, la validation d’une action « en émission » déclenche l’édition :

-          Du mail :

 

 

-          Du courrier