Dans le menu SPI Gestion Locative, dans la colonne « Locataires», on sélectionne le menu « Validation comptable d’un bail »

 

 

L’écran liste les baux créés dont la validation comptable n’est pas faite (cf. Création d’un bail) 

 

 

 

La zone « Recherche par » permet de filtrer la liste pour faciliter la sélection.

 

On coche le ou les baux à valider et on clique soit sur

 

-          pour valider le bail, facturer les honoraires d’entrée du locataire et du propriétaire, facturer le dépôt de garantie et les premiers loyers au prorata du mois d’entrée.

 

-          pour valider le bail sans facturer les honoraires, le dépôt de garantie et le premier loyer. Cette procédure est généralement utilisée lors de la reprise d’un patrimoine dans lequel les locataires sont déjà en place.

 

 

Le processus du traitement se déroule en 6 étapes :

 

 

On passage d’une étape à une autre en cliquant sur les boutons :

 

Remarque : La surbrillance en « bleue » indique l’étape ou l’on se trouve.

 

 

 

 

La validation comptable d’un bail commence par un écran de rappelant les données du bail sélectionné pour contrôle.

 

Cliquer sur le bouton  pour continuer la procédure.

 

 

 

Cet écran permet de facturer les honoraires de location au propriétaire.

 

 

 

Par défaut, les écritures seront comptabilisées à la date du jour. Il est possible de modifier la date de comptabilisation (exemple : date d’entrée du locataire) si nécessaire.

 

Le tableau liste les prestations du lot, saisies sur le mandat du propriétaire (cf. Création d’un mandat). Seules les prestations ayant un terme « Entrée » sont sélectionnées.

 

-          Le bouton ouvre une fenêtre permettant d’ajouter une prestation

-          Le bouton permet de supprimer la prestation sélectionnée (coche devant la ligne)

-          Un double-clic sur une ligne permet de rouvrir la fenêtre de saisie pour modifier la prestation.

 

 

On indique :

-          La prestation : à choisir dans le catalogue des prestations

 

-          Le libellé comptable : par défaut le logiciel propose : le libellé paramétré dans la prestation, suivi du nom de la locataire et la date de début de bail.

 

-          Le montant : pour faire une remise commerciale on indique la somme en négatif (signe moins)

 

Après avoir contrôlé la date de comptabilisation, on clique sur .

 

 

Cet écran liste les écritures comptables qui vont être enregistrées. Elles ne sont pas modifiables.

 

Le schéma d’écriture pour chaque prestation est :

 

 

 

 

On clique sur . La comptabilisation de la facture lance l’édition de celle-ci.

 

 

Généralement, on sélectionne « Mise en GED et diffusion ». On renseigne les informations pour la GED :

-          Libellé du document

-          Sous-dossier

-          Type de document

 

Puis on clique sur .

 

Les documents sont alors stockés dans le menu « gestion des impressions » (