Le menu « Factures » permet de :
- Saisir une facture
- Visualiser les factures
- Supprimer une facture non réglée
- Payer une facture ponctuellement
Chemin d’accès :
Dans le menu SPI Gestion locative, dans la colonne « Fournisseurs», on sélectionne le menu « Factures»
Le processus du traitement, commun à la saisie, à la consultation des factures et au règlement des fournisseurs, se présente par étapes successives jusqu’à la validation finale.
On passage d’une étape à une autre en cliquant sur les boutons :
a) Recherche
Pour saisir une facture, après avoir sélectionné « Saisie d’une facture », on clique sur le bouton 
.
SPI Gestion Locative passe alors directement sur l’écran « Facture » sans passer sur l’écran « Catalogue ».
b) Facture
L’écran « Facture » permet de saisir les factures. On précise :
- Le nom du fournisseur
- La date de la facture
- La date d’échéance : le logiciel calcule par défaut une date en fonction du délai de règlement précisé sur la fiche fournisseur (cf. Informations). Elle est modifiable.
- Le numéro de la facture : un même numéro ne peut pas être saisi 2 fois pour le même fournisseur
- Le libellé de la facture
La coche « Paiement immédiat » permet d’enchaîner sur le règlement de la facture après la comptabilisation de la saisie. Cette solution est notamment recommandée pour les factures réglées par prélèvement.
La zone « contrat » permet d’associer la facture à un contrat. Cette association n’a pas d’impact sur l’imputation des factures.
La zone « fichiers associés » permet :
- Avec le bouton 
de faire le lien avec un document déjà en GED et le lier à la facture.
On coche le document à lier et on clique sur 
- Avec le bouton 
de mettre un nouveau document en GED et le lier à la facture
On précise :
- Type de document : Détermine notamment l’accessibilité du document dans l’Intranet. A choisir dans la liste déroulante des documents et dans lequel sera classé le document Normalement « Facture »,. Normalement « Comptabilité »
- Titre du document : Indiquer un libellé
- Visibilité sur internet : Paramétrage par défaut établi dans l’onglet Paramètres SPI, Onglet Extranet, et modifiable.
- Immeuble : On peut également lier ce document à un immeuble
- Lot : On peut également lier ce document à un lot
- Tiers : On peut lier ce document à n’importe quel tiers de la base
- Affecté à : On peut affecter ce document à un collaborateur qui verra apparaître une information sur son écran d’accueil.
- Joindre au CRG : Si cette case est cochée cela permet d’indiquer que la copie du document sera à joindre au CRG concerné par cette écriture.
- Historique : Toutes les actions menées sur ce document seront listées
Le bouton 
permet d’enregistrer le document, qui s’affiche à l’écran
Le bouton 
permet de supprimer le lien entre la facture et la GED. Il ne supprime pas le document de la GED.
Dans le tableau « Détails de la facture » on renseigne l’imputation comptable de la facture.
Son mode de gestion est :
- Le bouton 
ouvre une fenêtre permettant d’ajouter une ligne d’imputation
- Le bouton 
permet de supprimer la ligne d’imputation sélectionnée (coche devant la ligne)
- Un double-clic sur une ligne permet de rouvrir la fenêtre de saisie pour modifier l’information.