Ce menu permet de visualiser, de rectifier et d’éditer l’Etat des dépenses d’une copropriété.

 

Chemin d’accès : 

 

 

La 1ère fenêtre affichée permet de sélectionner la copropriété, les dates et des critères complémentaires non obligatoires :

 

 

Une fois validée, vous arrivez à l’écran ci-dessous :

 

 

Par le bouton « Modifier » en haut à droite, vous pouvez changer le critère de sélection de la fenêtre précédente.

 

Le bouton « Actualiser », permet d’actualiser cette liste, si vous avez saisi d’autres factures dans un autre onglet.

 

Le lien « Situation comptable », permet d’afficher la situation comptable ou balance de la copropriété, (cf. Situation Comptable.

 

Alertes sur l’exercice courant (cf. ci-dessous § Alertes »)

 

L’écran compote 4 onglets :

• Dépenses collectives
• Dépenses privatives
• Dépenses travaux
• Alertes

 

Dans les 3 onglets « dépenses », il est possible :

 

• De choisir l’affichage de toutes les écritures, des écritures lettrées ou des écritures non lettrées (choix par défaut)

 

• De modifier une écriture après l’avoir cochée (cf. ci-dessous le paragraphe dépenses collectives)

 

• De lettrer ou dé lettrer les écritures cochées. Les écritures doivent concernées le même poste de répartition et le solde des écritures sélectionnées doit être à 0.00.

 

• D’imprimer l’état des dépenses

 

 

Le logiciel reprend les options d’édition déterminé dans les paramètres de l’onglet « Autres informations de la copropriété ». Il est possible de les modifier.

 

On peut notamment ajouter à l’édition la copie des factures mises en GED et associées aux lignes de dépenses (présence de l’icône sur la ligne). Dans ce cas l’édition du n° de facture sur l’état des dépenses est obligatoire.

En mode Aperçu, les factures ne seront pas visibles.

 

Le bouton « Etapes suivante » permet de poursuivre le processus.

 

 

Pour éditer le document avec les factures, il est nécessaire de passer par « mise en Ged et diffusion ». On retrouve dans la diffusion globale l’état des dépenses et les factures.

 

Pour permettre de distinguer l’accès au document dans l’extranet, il existe 2 types de documents :

• Etat des dépenses : destiné à collecter les documents issus du traitement « Répartition des charges »
• Etat des dépenses avec factures : destiné à collecter les documents issus du menu « Etat des dépenses ». Il est possible de mettre ce document à la disposition du Conseil Syndical sur l’Extranet.

 

Les factures sont éditées dans l'ordre régi par l'onglet « Poste de répartitions » de la fiche copropriété.

Si l’utilisateur souhaite avoir les factures éditées dans l'ordre d’affichage de l'état des dépenses, il faut modifier l’ordre des postes de dépenses dans la fiche copropriété > onglet « Poste de répartitions », grâce aux flèches haut et bas au-dessus de la grille.

 

 

• De faire un aperçu de l’état des rémunérations. Ce document reprend les dépenses de l’exercice dont la nature des dépenses est cochée « inclure dans l’état de rémunération du syndic » (cf. Paramètre syndic - § Natures des dépenses)

 

 

Cet onglet affiche, toutes les dépenses saisies sur des postes de répartition affectés aux charges courantes et non privatives.

 

Elles sont classées par clé de répartition, puis par compte et enfin par date.

 

Un clic sur le trombone, vous permet d’accéder au scan de la facture.

 

Le lien sur le N° de facture, vous permet d’ouvrir l’écran de saisie de la facture dans un nouvel onglet.

 

Le double clic, sur une ligne, permet de modifier une écriture de dépense :

 

 

Les champs modifiables sont :

-          Référence contrat

-          Libellé comptable

-          Dont TVA

-          Quantité, pour les factures de fluides attachées à une clé de consommation.

-          Période de charge, concerne les AFUL ou ASL pour lesquels la loi SRU n’est pas appliquée (répartition au prorata temporis entre acheteur et vendeur). Il permet d’appliquer des périodes de prorata différente de l’exercice comptable (Exemple : période de chauffe)