Relances

 

 

Cette fonctionalité permet genérer les courriers de relances, et de générer également les écritures et les factures des frais de relances pour impayés.

 

1.                       Procédures de relance :

 

Chemin d’accès :

 

 

 

 

Ce catalogue contient la liste des procédures de relance. Vous avez la possibilité d’en créer autant que vous le souhaitez.

En double cliquant sur la procédure, vous avez la possibilité de la personnaliser :

 

 

Avec les boutons et  vous pouvez augmenter ou diminuer le nombre de lettre de relance.

 

Et par un double-clic sur la relance, vous décidez :

 

-Du nom de la lettre

-Voie postale, ou Lettre recommandé

-Joindre ou non un relevé de compte complet

-Le destinataire (Le copropriétaire, le gestionnaire, ou les deux)

-Adresser cette lettre par Email ou non

-Le montant des frais, et le libellé comptable

-Le montant minimum de l’impayé et le nombre de jour depuis la relance précédente.

 

Une fois tous les niveaux paramétrés, vous avez également d’autres paramètres qui vont s’appliquer à tous les niveaux de relances :

 

 

 

Enfin vous pouvez modifier le texte des courriers de relances, en cliquant sur l’icône suivante   présente dans le tableau des niveaux de relances.

 

 

et rédigez votre texte, dans les zones Commentaire Haut, ou Commentaire Bas.

 

 

2.                      Relances :

 

Chemin d’accès :

 

Dans le menu SPI Syndic, dans la colonne « Copropriétaires », on sélectionne le menu « Relances ».

 

On passe d’une étape à une autre en cliquant sur les boutons :

 

Remarque : La surbrillance en « bleue » indique l’étape ou l’on se trouve.

 

 

 

 

Cette étape permet de faire ou non une sélection avant de lancer le traitement des relances:

Si vous souhaitez lancer le traitement sur l’intégralité de votre portefeuille, ne complétez alors aucune zones.

Au contraire si vous souhaitez lancer le traitement sur une sélection, vous pouvez filtrer par : copropriété (une seule), procédure, niveau et tous les filtres d’organisation.

 

4.                      Synthèse :

 

Cette étape affiche une synthèse des relances avec un regroupement par copropriété, et par procédure et niveau de relance.

Vous pouvez décocher des copropriétés, et des lignes de niveau pour les retirer du traitement.

 

5.                      Liste :

 

 

Cet écran vous affiche la liste de tous les copropriétaires a relancer.

La colonne « Observations » vous affiche d’éventuels commentaires que vous pouvez saisir dans la fiche du copropriétaire, onglet « relances ». Dans cet onglet, vous avez la possibilité de d’instaurer des paramètres de relance individuel (ne pas relance ce copropriétaire par email, ne jamais relancer ce copropriétaire ou ne jamais facturer ce copropriétaire).

 

Vous pouvez changer le niveau de relance, en cliquant sur le numéro dans la colonne « Niveau de relance ».

Vous pouvez changer la procédure de relance, en cliquant sur le nom dans la colonne « Procédure de relance ».

Vous pouvez changer le montant des frais de relance, en cliquant sur le montant dans la colonne « Frais de relance ».

Le lien sur l’aperçu, permet de visualiser la lettre qui sera diffusée.

 

En bas du tableau, vous retrouverez tous les copropriétaires ayant une dette mais qui ne sont pas concernés par les lettres de relances. La colonne « aperçu » vous en donnera alors la raison (Montant minimum non atteint, copropriétaire géré par l’agence, copropriétaire en prélèvement…..)

 

Contrôlez les « Options de la GED »,et le libellé du recommandé avant de faire l’Etape suivante.

 

6.                      Comptabilisation :

 

A cette dernière étape, SPI SYNDIC génère les courriers, et les écritures comptables.

Cliquez sur , pour valider le traitement.

S’il n’y a pas de frais à comptabiliser, vous aurez juste un bouton .