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1. Dossier comptable type
Ces paramétrages seront dupliqués, sur le dossier comptable de chaque copropriété qui sera créée.
2. Plan comptable type
Ce plan comptable pourra être importé dans le plan comptable de chaque copropriété
3. Journaux comptables type
Ces journaux comptables pourront être importés dans les journaux de chaque copropriété
4. Journaux de trésorerie communs
Il est possible d’avoir plusieurs journaux de comptes uniques, correspondant à plusieurs comptes uniques.
Le paramétrage du journal de compte unique est commun à toutes les copropriétés :
5. Nature de dépenses
Ce catalogue, servira de référence à la création des postes de répartition sur chaque copropriété.
L’utilisateur peut en ajouter autant qu’il veut, la racine comptable doit néanmoins répondre aux racines de la loi SRU.
Nature de Dépense en création :
La part déductible, la part locative et le taux de TVA, sont des informations dont bénéficieront tous les postes des répartitions. Il faut les corriger à ce niveau, pour changer ces valeurs sur les postes de répartition.
6. Mode d'encaissement
Ces modes d’encaissements sont globaux pour toutes les copropriétés, donc non rattachés à un journal de trésorerie.
7. Catalogue de prestations
Ce catalogue, contient toutes les prestations, que l’ADB, sera à même de facturer à une copropriété ou à un copropriétaire. Les conditions tarifaires, pourront être personnalisées par copropriété.
Si vous ne facturez rien, aux copropriétés, lors de la saisie d’un impayé de banque, mettez à zéro, le prix TTC de la prestation ‘Commission Bancaire’.
8. Options d'éditions
Ces options permettent de définir par défaut, la présentation des appels de fonds, de la répartition de charges et de l’état des dépenses.
Ces options pourront être personnalisées par copropriété et pour certaines par copropriétaire.
9. Numérotation automatique
Numérotation automatique : si elle est activée, lors de la création des immeubles, le code de l’immeuble sera donné automatiquement.
Longueur du préfixe : nb de caractères avec des zéros devant, si le chiffre est à 5, le code de l’immeuble sera 00001 ou 00085.
Préfixer par immeuble : si cette case est cochée, les références des lots, seront codifiées avec la référence immeuble, plus un tiret, et un compteur interne pour les lots. Par exemple : 00085-0001
Utiliser N° Lot copropriétaire : si cette case est cochée, la référence lot, au lieu d’avoir un compteur, elle reprendra le N° de lot de copropriété.
10. Procédure de relance
Ce catalogue contient la liste des procédures de relance. Possibilité d’en créer autant que l’on veut.
Possibilité de créer autant de niveau que souhaité.
Relance adressée au : possibilité de l’envoyer au copropriétaire, au gestionnaire ou aux deux.
11. Contrôles avant répartition
Ce catalogue contient la liste des contrôles obligatoires avant de faire une répartition des charges. L’utilisateur ne pourra pas lancer la répartition s’ils ne sont pas tous validés. Pour certains, c’est juste un contrôle, pour d’autres cela oblige de saisir des informations (budgets, travaux, etc.).
L’utilisateur, peut ici, se rajouter des contrôles qu’il pourra positionner à l’endroit où il veut.
12. Courriers
Voir également : Mise à jour des matrices des documents
Base documentaire établit avec OPEN OFFICE, qui a été installé sur tous les postes. Les fichiers ont une extension ODT.
Les fichiers ODT sont rangés dans des sous-dossiers en fonction de leur type.
Les courriers sont à destination des copropriétaires et des fournisseurs.
Pour les fournisseurs, selon si vous êtes dans une fiche ‘travaux’, des fiches ‘factures’ ou dans les ‘contrats’, vous aurez des champs différents à insérer.
Quand vous ouvrez les courriers depuis la gestion, vous aurez les courriers de type ‘Base’, concernant événementiel et les courriers de gestion.
Quand vous ouvrez les courriers depuis le syndic, vous aurez les courriers de type ‘Base’, concernant événementiel et les courriers de syndic.
Les courriers, par rapport à événementiel, sont donc communs aux 2 métiers et modifiables des 2 côtés.
a) Modification d'un courrier :
Double cliquez sur une ligne pour modifier celui-ci, puis cliquez sur le bouton ‘Modifier’ :
Les seuls champs modifiables sont, la catégorie et le nom du document.
Cliquez sur ‘Valider’, pour valider ces modifications et rentrer dans le courrier sous Open Office.
Comme vous le voyez dans l’image ci-dessous, SPI Syndic vous a positionné la fenêtre Open Office à gauche, et celle de SPI Syndic (ceci, à condition de ne pas être en pleine page, sinon, c’est à vous de réduire SPI Syndic et de le déplacer).
Open Office, vous montre le document, avec les champs de fusion qui sont entre crochets, et à droite, dans la fenêtre SPI Syndic, vous voyez tous les champs de fusion regroupés, par domaine fonctionnel, que vous pouvez, par un glisser déposer, mettre sur le document Open Office.
Dans la zone ‘Adresse’ du document, mettez toujours les champs de la fonctionnalité ‘Destinataire’, ainsi, si vous avez paramétré d’autres destinataires dans les documents liés, ceci sera géré.
Les champs de fusion de la partie droite, sont fonction du type de courrier.
Quand vous avez modifié le courrier, cliquez sur le bouton ‘Valider’ de la fenêtre SPI Syndic, celui-ci fermera cette fenêtre et la fenêtre Open Office.
Si vous fermez le document Open office, SPI Syndic fermera aussi la fenêtre de modification de courrier, et reviendra sur la liste.
b) Ajouter un courrier
Nous vous conseillons, de dupliquer un courrier, plutôt que d’en ajouter un, car dans ce cas, vous aurez toute la mise en page à refaire. Dans l’utilisation, c’est identique à la duplication, si ce n’est qu’il n’y aura rien par défaut.
c) Dupliquer un courrier :
Cochez la case d’un document d’origine, puis cliquez sur ‘Dupliquer’.
Vous arrivez sur la même fenêtre que quand vous êtes en création, mais avec l’application et le type de courrier, déjà renseignés et non modifiables.
Catégorie : vous pouvez la changer.
Nom du document : saisissez le nom, c’est celui qui vous permettra de sélectionner un courrier quand vous voudrez en générer.
Nom du fichier : ne modifiez que la partie finale du fichier ODT, pas le chemin ni l’extension.