1 / Introduction
Vous allez bénéficier dans cette version de SPI Syndic d’une nouvelle fonctionnalité qui va vous permettre de faire automatiquement des virements entre :
- Les comptes de trésorerie de la copropriété
- Les comptes livret de la copropriété
Ou inversement.
2 / Prérequis : paramétrage des comptes livret
Un paramétrage des compte livret sur les copropriétés est requis afin de pouvoir ensuite automatiser les virements entres les comptes banque.
La nouvelle fonctionnalité sera débloquée seulement pour les fiches avances qui seront paramétrées avec un journal livret.
3 / Fonctionnalité : Virements de fonds
La nouvelle fonctionnalité est accessible depuis le menu Syndic /Virements de Fonds :
Lorsque vous lancez cette option, le processus de virement se fait en 3 étapes :
- (1) La sélection des copropriétés et des avances à traiter
- Saisir le montant à virer
- Indiquer le sens du virement
- (2) Le récapitulatif des virements sélectionnés
- Impression du bordereau de virement
- (3) La comptabilisation
- Création du fichier de virement
- Enregistrement des virements en comptabilité
Les journaux des livrets sont paramétrables sur les fiches « avance » : pour y accéder
- Vous pouvez passer directement sur les fiches « avances »
- Ces fiches « avances » sont accessibles directement par la nouvelle fonctionnalité « Virements de fonds » en cliquant sur le titre de l’avance.
Voici la liste qui se présente par défaut lors du premier lancement :
Lorsque la fiche « avance » est présentée à l’écran, il faut donc sélectionner le compte « livret » sur lequel vous voulez « encaisser » le montant de trésorerie.
Après ces affectations, lorsque l’on revient sur le catalogue des avances, il faut réactualiser la liste pour prendre en compte les modifications des fiches « avances ».
3.2 / Etape sélection
L’écran se présente de la façon suivante :
Critères de sélection
- Mode de calcul (du montant du virement à faire) :
- Option 1 : Selon le solde de l'avance => le montant du virement proposé est égal au solde de l’avance – le solde du livret
Dans ce cas, la colonne « Montant encaissé par SPI » est masquée automatiquement dans la grille.
-
- Option 2 : Selon le montant réglé (dans l'application) => le montant du virement proposé est égal au Montant réglé – le solde du livret
Dans ce cas, la colonne « Montant encaissé par SPI » est affichée automatiquement dans la grille.
-
-
- Lors du changement de ce choix, une réactualisation totale de la liste est effectuée. Vous êtes averti par un message :
-
- Catégorie : un filtre peut être fait :
- Sur tous les types « d’avance »
- Seulement sur les avances simples
- Seulement sur les fonds de travaux (choix par défaut)
- IBAN : on affiche
- Toutes les avances, quel que soit l’IBAN
- Seulement les avances qui n’ont pas le même journal « livret » que le journal de trésorerie de la copropriété
- Montant du virement :
- Tous les montants
- Seulement les montants positifs.
Liste des avances
- Le bouton « Actualiser» permet de recharger la liste selon les critères en cours ; les modifications apportées sont sauvegardées.
- Les montants de virement
- Le sens du virement
- Dans le cas où un journal de trésorerie ne serait pas paramétré sur une copropriété ou un journal livret ne serait pas paramétré sur la fiche avance, le symbole sera affiché sur la ligne concernée et l’IBAN du compte concerné ne pourra donc pas être affiché.
- Dans le cas où le montant proposé ou saisi pour le virement est supérieur au solde banque du compte émetteur du virement, la case est entourée en rouge.
- Vous pouvez choisir le sens du virement en agissant dans la colonne « Sens du virement » qui va contenir, selon votre choix :
- Un virement du compte de trésorerie vers le compte livret ->
- Un virement du compte livret vers le compte de trésorerie <-
- Auto-sélection et valeurs par défaut à l’ouverture du module :
- Calcul du montant du virement : selon le solde de l'avance
- Sens de la flèche :
- Si le montant proposé pour le virement est positif, la flèche va dans le sens TRESORERIE vers LIVRET
- Si le montant est négatif => la flèche va dans le sens LIVRET vers TRESORERIE
- Ne sont valides pour être automatiquement sélectionnées :
- Que les lignes qui ont un compte trésorerie et un compte livret qui sont différents et dont le montant de virement est positif
- Et les lignes ayant pour une copropriété, un compte émetteur avec un solde supérieur à la somme des virements demandés
Tant que des avances ne sont pas sélectionnées, ou tant que des lignes sélectionnées sont en erreur, le bouton « Etape suivante » n’est pas accessible.
3.3 / Etape virements
Vous pouvez ensuite passer à l’étape « Virements » : l’écran qui s’affiche récapitule la liste des virements sélectionnés à l’étape « sélection ».
Vous devez imprimer le bordereau pour passer à l’étape suivante : la première fois, il faut renseigner les informations suivantes :
- Libelle du document
- Sous dossier
- Type de document,
Par exemple :
- Les bordereaux sont numérisés par Société et par Copropriété – ils sont stockés dans la GED
- Après l’impression, vous pouvez les retrouver dans la diffusion globale.
3.4 / Etape comptabilisation
La liste des mouvements comptables passés entre les comptes banque s’affiche :
- Le bouton « Générer et Comptabiliser » :
- Permet de générer les fichiers de virement automatiquement :
- Vous trouvez les fichiers de virement comme habituellement dans votre dossier « C:\Usr\Data.Net\BanquePaiement\A_TRAITER » ainsi qu’une copie classée par métier / Banque
- Les fichiers de virements issus de ce traitement sont nommés :
- Permet de générer les fichiers de virement automatiquement :
VIREFOND_NomUserDeLappli_AAAAMMJJ_CodeBanque_Compteur.XML
- Puis de comptabiliser les écritures
4 / Divers
- Ce module est en accès mono-utilisateur afin d’éviter que plusieurs virements interviennent en même temps par des utilisateurs différents.
- Ce module est paramétrable au niveau des droits d’accès