Introduction
Vous allez bénéficier dans cette nouvelle version de SPI Syndic d’une nouvelle façon d’utiliser les avances de trésorerie ou les fonds de travaux.
Elle est plus complète et sécurisée que les utilisations auxquelles vous aviez accès sur l’application.
Cette méthode permet l’utilisation d’une avance sur tout ou partie des lots et répartition des avances selon des clés de répartition différentes de celle des CCG ou en fonction d’un pourcentage.
1 / Utilisation d’une avance
Préambule
Vous verrez plus loin dans ce guide que vous pouvez utiliser une avance :
- Liée à des travaux (c’est le cas le plus répandu) : dans ce cas, il est nécessaire avant d’utiliser l’avance que la fiche travaux ainsi que les échéances de ces travaux soient créés dans le module « Travaux et Opérations Exceptionnelles » – ainsi, lors des appels de fonds travaux, la comptabilisation de l’avance sera automatiquement appliquée.
Il faut donc créer la fiche travaux et générer les échéances d’appels de fonds sans tenir compte de l'utilisation de l'avance. Par la suite, dans la fiche avance concernée, vous pourrez lier l'utilisation d'une avance au chantier.
Ensuite il faudra comptabiliser en même temps les échéances d’appels de fonds générés dans la fiche travaux et dans l'utilisation des avances
- Non liée à des travaux : dans ce cas, seule la comptabilisation entre les comptes 103 ou 105 et les comptes 450 sera appliquée.
Pour utiliser une avance depuis cette nouvelle version, cliquez sur le menu Syndic / Copropriétés / Avance, puis sélectionnez l’avance que vous souhaitez utiliser (en totalité ou en partiel).
Puis cliquez sur le bouton « Modifier » pour accéder à la nouvelle fonctionnalité « Utiliser l’avance » :
2 / Sélection et calcul de l’utilisation de l’avance
Après les étapes précédentes, l’écran suivant s’affiche :
- Le montant total de l’avance actuellement disponible s’affiche (le logiciel interdira de dépasser ce montant). Il correspond au montant déjà comptabilisé sur cette avance (onglet Détail de la fiche Avance)
Attention, si vous avez déjà généré des échéances d’avance à utiliser et si ces échéances ne sont pas comptabilisées, un message s’affichera pour vous informer que des échéances sont déjà prévues ; par exemple :
- Lors de l’affichage de cet écran, vous voyez également :
- La liste de tous les copropriétaires et de tous les lots
- Par lot, vous voyez également le montant maximal utilisable (dans la colonne « Avance »)
Par défaut tous les lots sont affichés.
Vous pouvez restreindre la liste des lots sur lesquels vous voulez utiliser l’avance en faisant une sélection par bâtiment par exemple :
2.2 / Utilisation de l’avance par clé de répartition
Vous pouvez utiliser un montant particulier l’avance et le répartir selon une clé de répartition choisie.
- Le montant maximum utilisable avec une clé de répartition est calculé et affiché
- La colonne « Tantièmes » contient pour chaque lot les tantièmes de la clé sélectionnée,
- La colonne « Avance à utiliser » est calculée et affichée en fonction du montant à utiliser et de la clé choisie.
- Si ce « montant à utiliser » par lot est plus important que le montant de l’avance disponible par lot, les colonnes sont entourées en rouge et le bouton « Etape suivante » n’est pas accessible (Figure 1)
- Si le montant à utiliser par lot est correct, vous pouvez laisser le calcul par défaut puis accéder à l’étape suivante (Figure 2)
- Dans tous les cas, vous pouvez saisir le montant de l’avance à utiliser par lot à condition de ne pas dépasser le montant de l’avance (Figure 3)
- Le reste disponible pour chaque lot est automatiquement recalculé.
Figure 1
Figure 2
Figure 3
2.3 / Utilisation de l’avance par pourcentage
Vous pouvez choisir d’utiliser un certain pourcentage de l’avance disponible.
- Ce pourcentage est appliqué à l’avance disponible pour chaque lot sélectionné
- La colonne « Tantièmes » est à zéro
- La colonne « A utiliser » est calculée et affichée en fonction du pourcentage renseigné.
(Tant que le % indiqué n’est pas supérieur à 100, les montants à utiliser sont compris dans le solde disponible de l’avance – dans le cas contraire, la colonne « A utiliser » sera en erreur)
3 / Génération de l’utilisation de l’avance
Après avoir choisi le mode de calcul de l’utilisation de l’avance, cliquez sur « Etape suivante » et l’écran suivant s’affiche pour préparer la génération des échéances :
3.1 / Utilisation d’une avance liée à des travaux
Pour utiliser l’avance afin de diminuer les montants à appeler pour des travaux, vous allez relier cette avance à une fiche travaux :
- Sélectionnez dans la liste les travaux concernés : seules les fiches travaux n’ayant pas eu d’utilisation d’avance avec l’ancienne méthode de SPI sont accessibles.
- Par défaut, les échéances d’utilisation de l’avance seront générées aux mêmes dates que les échéances des travaux non comptabilisées, et seulement si les échéances des appels de fonds Travaux sont à venir.
Cependant, il est possible de générer des échéances à des dates différentes en sélectionnant le bouton « Suivant ces dates : », …
Lors du prochain appels travaux, la somme correspondant à l’avance à utiliser sera automatiquement déduite à condition de bien penser à sélectionner :
-
- Avances
- Travaux Art42 ou opérations exceptionnelles
- Fonds de travaux
Lorsque vous ferez vos appels de fonds.
3.2 / Utilisation d’une avance « indépendante »
Vous pouvez également faire le choix de ne pas lier l’utilisation de cette avance à des travaux. Dans ce cas, vous devrez seulement renseigner les dates d’exigibilité, le nombre d’appels et la fréquence, par exemple :
3.3 / Enregistrement des échéances
Cliquez ensuite sur le bouton « Générer » pour valider votre saisie.
Le logiciel se repositionne alors sur la Synthèse de l’avance ! N’oubliez pas de valider cet écran également.
Si l’utilisation de l’avance n’est pas validée après la génération des échéances, toute la saisie relative à cette utilisation d’avance n’est pas sauvegardée.
3.3.1 / Échéances liées à des travaux
Rappel comptable :
Lors de la comptabilisation de travaux avec une utilisation d’avance, les écritures suivantes sont générées :
|
Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
450 (par copropriétaire) |
Budget travaux pour l’échéance (par copropriétaire) |
|
|
702 |
|
Budget travaux pour l’échéance |
|
450 (par copropriétaire) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance (par copropriétaire) |
|
105 (ou 103) |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
|
702 |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
|
705 (ou 703) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
Création des postes de répartition nécessaires à la comptabilisation ci-dessus :
Lorsque les échéances sont liées à des travaux, la validation de cette avance va automatiquement créer 2 postes de répartition sur la fiche travaux :
- Le premier pour associer la clé de répartition de l’utilisation de l’avance au compte 702
- Le second pour associer la clé de répartition de l’utilisation de l’avance au compte
- 703 => s’il s’agit d’une avance « simple »
- 705 => s’il s’agit d’une avance de Fonds de Travaux
(Voir dans le chapitre « Impression et comptabilisation de ces avances » les conséquences comptables)
3.3.2 / Échéances d’une avance indépendante
Dans le cas d’une avance indépendante, il n’y a pas de liaison avec une fiche travaux.
La clé spécifique est visible depuis la fiche copropriété en activant l’affichage des clés spécifique.
3.3.3 / Cas particulier – échéance non liée à une échéance travaux
Si l'échéance de l'avance n'est pas liée à une fiche travaux, lors de la comptabilisation de l’utilisation d’avance, seules les écritures suivantes sont générées :
|
Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
450 (par copropriétaire) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance (par copropriétaire) |
|
105 (ou 103) |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
Il est alors obligatoire que l’utilisateur saisisse manuellement les écritures suivantes :
|
Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
702 |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
|
705 (ou 703) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
Pour ce faire, aller dans le module « Saisie comptable libre », sélectionner type de saisie « Utilisation d’avance » ; le journal « APP » sera automatiquement sélectionné.
Ceci est important pour que cette saisie apparaisse dans l’annexe 5 lors de la répartition des charges.
4 / Passage de la fiche avance à la fiche travaux
Depuis l’onglet « Appels de fonds » de la fiche avance, si une avance a été utilisée pour des travaux, les échéances des travaux liés sont affichées dans une seconde grille de l’écran :
En cliquant sur la ligne « Travaux », on peut automatiquement afficher la fiche des travaux liés, et depuis cette fiche, vous verrez les échéances des avances liées :
Inversement, vous pouvez afficher les avances liées à une fiche travaux, en cliquant sur l’avance.
5 / Impression et comptabilisation de ces avances
Lorsque vous allez préparer vos appels de fonds, vous allez par exemple sélectionner :
- Avances
- Fonds de travaux
- Travaux ou opérations exceptionnelles.
Et vous souhaitez que les avances utilisées (avances simples ou fonds de travaux) viennent en déduction de l’appel travaux à faire. Exemple :
5.1 / Impression de l’appel de fonds
Quelque soit le type de présentation de ces documents, les utilisations d’avance seront visibles sur le document envoyé aux copropriétaires :
Ou
5.2 / Mentions spéciales
Lorsqu’un appel de fonds regroupe un appel travaux et l’utilisation d’une avances, le solde de l’avance imprimé sur le document (quelque soit l’avance) tient compte du montant de l’avance utilisé => une mention précise cette information au destinataire de l’appel de fonds.
5.3 / Impression de l’extrait de compte
Sur le rappel du compte du copropriétaire, le montant utilisé pour sa quote-part viendra au crédit de son compte :
5.4 / Comptabilisation de l’appel de fonds
La comptabilisation d’un appel travaux avec une utilisation d’avance se décompose en 3 parties (dans le même écran de comptabilisation) :
- (1) – La comptabilisation de l’appel travaux
- (2) – La comptabilisation de l’utilisation de l’avance
- (3) – La comptabilisation des écritures de diminution du solde de l’avance
Voir rappel du chapitre : 3.3.1 - Echéances liées à des travaux
La comptabilisation de l’appel travaux
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Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
450 (par copropriétaire) |
Budget travaux pour l’échéance (par copropriétaire) |
|
|
702 |
|
Budget travaux pour l’échéance |
La comptabilisation de l’utilisation de l’avance
|
Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
450 (par copropriétaire) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance (par copropriétaire) |
|
105 (ou 103) |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
La comptabilisation des écritures de diminution du solde de l’avance
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Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
702 |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
|
705 (ou 703) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
5.5 / Comptabilisation d’une utilisation d’avance non liée à des travaux
Si l’appel de l’échéance de l’utilisation de l’avance n’est pas faite en même temps que la comptabilisation de l’appel de fonds travaux, seules les écritures suivantes sont générées :
|
Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
450 (par copropriétaire) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance (par copropriétaire) |
|
105 (ou 103) |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
Il est alors obligatoire que l’utilisateur saisisse manuellement les écritures suivantes :
|
Compte |
Montant débit |
Montant Crédit |
|
702 |
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
|
|
705 (ou 703) |
|
Montant de l’utilisation de l’avance pour l’échéance |
Pour ce faire, aller dans le module « Saisie comptable libre », sélectionner type de saisie « Utilisation d’avance » ; le journal « APP » sera automatiquement sélectionné.
Ceci est important pour que cette saisie apparaisse dans l’annexe 5 lors de la répartition des charges.
6 / Les annexes et documents de fin d’exercice
6.1 / Annexe 4
Pour rappel, les informations présentes dans l’annexe 4 sont :
Concernant les informations liées aux avances utilisées :
- Exercice clos dépenses votées (N)
- On y trouvera montant du budget des avances utilisées et liées aux travaux
- Exercice clos réalisé à approuver (N)
- DEPENSES: on y trouvera le montant TOTAL de l’avance utilisée, c’est-à-dire le montant comptabilisé des avances liées
- PROVISIONS APPELEES: en plus des provisions travaux, on trouve la somme des avances utilisées et comptabilisées (quelle que soit la date), c’est-à-dire qu’on y retrouve le même montant que dans la colonne précédente.
- SOLDE: Cette colonne est inchangée, elle correspond au montant de l’excédent ou de l’insuffisance (Provisions appelées – dépenses).
La seconde partie de l’annexe 2 est modifiée pour tenir compte des écritures comptables passées sur les comptes « 702 » et « 703 ou 705 ».
6.3 / Annexe 5
Pour rappel, les informations présentes dans l’annexe 5 sont :
Concernant les informations liées aux avances utilisées :
- Colonne A = Travaux votés
- On y trouvera le montant du budget des avances utilisées et liées aux travaux
- Colonne B = Travaux payés
- Pas de changement, il s’agit de la reprise des factures de l’exercice
- Colonne C = Travaux réalisés
- On y trouvera le montant TOTAL de l’avance utilisée comptabilisée c'est à dire le montant comptabilisédes avances liées jusqu'à la date de fin d'exercice (correspond à la colonne D)
- Colonne D = Provisions appelées, emprunts, … affectation du fond de travaux
- On trouvera dans cette colonne la liste des avances utilisées et comptabilisées (par date / montant)
- Colonne E = Solde en attente sur travaux (E = D-C)
- Ce total comme indiqué sur le document E = D – C ; il représente le solde du compte 12 (Solde en attente sur travaux) imprimé dans l’annexe 1
- Colonne F = Subvention et emprunts à recevoir
7 / Autres fonctionnalités
7.1 / Clés spécifiques
Des « clés de répartition spécifiques » sont créées dès que l’on fait une utilisation des avances :
- Utilisation d’un pourcentage d’avance
- Utilisation d’une avance selon une clé de répartition.
Ces clés spécifiques sont accessibles depuis la fiche d’une copropriété, mais afin de ne pas surcharger la liste des « Clés et index » de cette fiche, elles sont automatiquement mises en « invisible »
Cependant vous avez la possibilité de les visualiser en cochant la case « Inclure les clés spécifiques » ; de plus, un picto permet de visualiser que cette clé est liée à une avance.
(Attention, cette information n’est pas rétroactive sur des clés qui auraient déjà pu être créées de cette façon)
7.2 / Possibilité de relier l’utilisation de l’avance plus tard
Si vous avez omis de lier l’utilisation à une fiche travaux, vous pouvez le faire ultérieurement :
- Positionnez-vous sur l’échéance de l’avance à relier (onglet « Appels de fonds »)
- Cliquez sur le bouton « Modifier » de la fiche « Avances »,
- Puis double cliquez sur l’échéance de l’avance à relier à une fiche travaux
L’écran de modification d’une avance s’affiche et vous pouvez sélectionner la fiche travaux à relier :
Seules les fiches travaux n’ayant pas eu d’utilisation d’avance avec l’ancienne méthode de SPI sont accessibles.
Cette fonctionnalité n’est disponible que pour des utilisations d’avances (donc des échéances d’avance avec un montant négatif) et seulement dans le cas où une fiche travaux n’a pas été liée.
7.3 / Lien fiche « Avance » et « Synthèse comptable copropriété »
Quand on est dans l’onglet « Postes de répartitions » de la fiche Avance, un lien est disponible depuis la synthèse comptable sur la synthèse comptable de la fiche avance – cela permet de contrôler que ce tableau reflète bien la situation comptable du compte.
7.4 / Catalogue des avances
Depuis le catalogue des avances, deux colonnes ont été ajoutées : montant appelé et montant réglé afin de vous permettre de connaitre facilement le montant des virements à réaliser entre le compte bancaire courant de de la copropriété et le compte bancaire sur livret :
Dans la situation comptable du copropriétaire, vous pouvez aussi afficher deux nouvelles colonnes (à condition de les sélectionner) :
- La clé de répartition
- La catégorie SRU
De même, un bouton « Actualiser » a été ajouté sur cet écran pour vous permettre de rafraichir les informations de cette situation comptable après que des écritures aient été passées depuis un autre module :
Une amélioration a été apportée sur ce document pour afficher le calcul du solde de charges par lot pour les charges courantes ou travaux (excédent ou insuffisance). Ce calcul est imprimé sur cet état à destination des copropriétaires.
Concernant les utilisations d’avance, le montant utilisé est rappelé dans la partie « TOTAL » des travaux.
7.7 / Simulation des travaux
Une utilisation d’avance est visible sur la fiche « Travaux et Opérations exceptionnelles » / Onglet Simulation :
- En cochant le choix : « Montant basé sur le prévisionnel », on ne voit pas d’estimation avec le montant d’avance utilisé (car le montant de prévu dans la liste des postes de répartition est à zéro)
- En cochant le choix : « Montant basé sur la facturation » : le montant comptabilisé des appels d’avance sont bien pris en compte.
7.8 / Etat des dépenses
L’utilisation d’une avance apparaît dans l’état des dépenses travaux avec les écritures passées entre les comptes « 702 » et les comptes « 703 ou 705 ».
7.9 / Répartition des charges / Contrôle Chantier
Lors de la répartition des charges, sur l’étape « Contrôle Chantier », l’utilisation de l’avance compensée entre le « 702 » et le « 703 ou le 705 » apparait de la façon suivante :
7.10 / Divers
- L’ancienne façon d’utiliser une avance depuis une fiche de travaux a été supprimée, seulement pour les fiches travaux sans utilisation d’une avance selon ancienne méthode (OD entre le compte 702xxxx et le compte des avances 103xxxxx ou 105xxxxx). Pour les autres chantiers, il est obligatoire de continuer à utiliser ancienne méthode.
- Le nom de la copropriété a été ajoutée dans le bandeau descriptif des avances