Paiement des factures / règlements fournisseurs / Prélèvements
Étape 0 : Chemin d'accès
Étape 1 : Catalogue des pots de saisie
Pour cette fonctionnalité, il y a possibilité par un pot de saisie, de regrouper le travail avec plusieurs personnes :
- "Moi uniquement" : un pot par utilisateur, chacun, fait sa saisie, les contrôles et la comptabilisation
- "Mon groupe de travail" : inactif
- "Mon Agence" : un pot pour les utilisateurs rattachés à une même agence (celle affectée à la fiche utilisateur)
- "Tous" : un pot pour tous les utilisateurs de l’agence
"Libellé" : Personnalisation du libellé
"Permanent" : si cette case est cochée, le pot ne s’efface après la dernière étape de comptabilisation, sinon, le pot sera effacé.
"Valider" : pour créer le pot de saisie.
Étape 2 : Sélection
Cette étape, permet de faire une sélection des factures à payer par différents critères.
- Critères de sélection sur les copropriétés :
Par établissement bancaire, copropriétés, gestionnaire, comptable...
- Critères sur les fournisseurs :
Par nom choix du fournisseur, corps de métier, mode de règlement.
- Critères sur les factures :
La date d’échéance de la facture et le choix du mode de sélection :
- Par défaut : "Dans la limite de la trésorerie de l’immeuble", SPI Syndic ne rendra pas un immeuble débiteur, il ne sélectionnera que les factures comprises dans la trésorerie de l’immeuble.
- Toutes les factures : SPI Syndic va pré-cocher toutes les factures à payer, même si la trésorerie de l’immeuble ne permet pas de régler les factures.
- Pas de sélection automatique : dans ce cas aucune facture ne sera sélectionnée, il faudra manuellement les factures à régler.
"Trier les copropriétés" par le nom des copropriétés ou par leur code.
Étape 3 : Liste des factures
Cette liste propose 6 affichages différents, par immeuble (par défaut) ou par fournisseur puis au niveau des regroupements, par immeuble, par immeuble et fournisseur et par facture (le plus détaillé et c’est celui par défaut).
Forcer manuellement un paiement, en cochant la case de la facture à gauche.
Modifier le montant à payer en saisissant directement le montant dans la colonne « Règlement ».
Si la trésorerie est négative, vous aurez l’affichage suivant :
Pour ne pas payer une facture, il suffit de décocher la case des factures prévues en paiement et qui mettent le compte en débit.
Étape 4 : Immeubles débiteurs
Cette étape montre les immeubles qui seraient rendus débiteurs à la validation de ce paiement.
Aucune action spécifique sur cette étape.
Étape 5 : Avoirs
Cette étape, montre s’il y en a, des avoirs disponibles ou orphelins.
Avoir disponible, si un avoir peut être imputé sur une facture à payer.
Avoir orphelin, l'avoir est comptabilisé, mais il n’y a pas de factures pour le compenser.
Étape 6 : Récapitulatif
Cet écran récapitule le paiement des fournisseurs, par copropriété, avec le montant payé, le nombre de factures, le mode de paiement, et le lien sur "Aperçu", pour visualiser le relevé de facture qui sera généré.
Étape 7 : Chèques
A gauche la liste des comptes bancaires, pour lesquels il y a des chèques à émettre par type (chèques manuels, Lettres-chèques ou lettres-chèques banalisées.
Sélectionner une des lignes du tableau de gauche, saisisser ou vérifier le 1er N° de chèque dans la partie médiane.
Cliquer sur "Bordereau", pour imprimer un bordereau des chèques à faire.
Cliquer sur "Editer et comptabiliser", pour générer les lettres chèques, ou relevé de factures, et comptabiliser ces règlements.
Étape 8 : Virements
Pour les virements, il y a la liste avec les virements à effectuer par compte bancaire et par fournisseur.
Cliquer sur "Bordereau", pour mettre en GED, la liste des virements.
Cliquer sur "Editer et comptabiliser", pour générer le relevé de factures à transmettre aux fournisseurs, générer le fichier SEPA à transmettre à la banque et comptabiliser les paiements.
Étape 9 : Autres Paiements
Cette liste affiche les fournisseurs à régler, dont le mode de paiement est autre que "Chèque" et "Virement". il est possible d'éditer un bordereau de ces paiements, puis "Comptabiliser" ces paiements.
Fin