Convocation AG
Cette fonctionnalité permet de générer le document de convocation d’assemblée générale et de le diffuser par lettre recommandé avec accusé de réception.
Étape 0 :
Dans le menu SPI Syndic, pavé "Fin d’exercice", on sélectionne le menu "Convocation AG"
Le catalogue des AG vous permet de rappeler une convocation d’AG en faisant "étape suivante" ou de créer une nouvelle assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Par défaut, la grille affiche uniquement les AG planifiés, non convoqués.
Le bouton "Ajouter" permet la création et la planification d’une nouvelle AG. (cf Paragraphe 1. Création AG)
Le bouton "Supprimer" permet la suppression d’une assemblée générale, la suppression est possible uniquement si l’AG n’as pas été convoqué.
Le bouton "étape suivante" permet d’atteindre, soit l’étape de synthèse, soit la dernière étape dans laquelle l’utilisateur était rentré.
Particularité des AG en Visioconférence :
Il faut avoir paramétré un compte Microsoft Teams avant l’utilisation de cette fonctionnalité.
À la souscription de l’Offre SPI Visio AG, le paramétrage de votre compte sera effectué, la procédure qui suit ne sera à effectuer que si vous possédez déjà un compte TEAMS.
Étape 1 : Création d'une AG
1 : Le bouton "Ajouter" permet la création et la planification d’une nouvelle AG et ouvre la fenêtre de planification. Il faut indiquer :
- Copropriété : celle pour laquelle l’AG est créée
- Clé de Convocation : qui définira la liste des copropriétaires concernés par cette AG
- Type AG : ordinaire ou autre
- Libellé : celui qui figurera sur la convocation d’AG
- Lieu de l’AG : selon si il s’agit d’une AG en présentielle ou en Visioconférence
1 : Lieu de l’AG : en présentielle
La planification d’une AG nécessite la saisie d’une salle de tenue de l’AG, et la saisie d’utilisateur de l’agence. Cette saisie permet de déterminer les disponibilités dans le calendrier.
2 : En visioconférence
Dans le cadre de l’organisation d’une AG en visioconférence, il faudra cocher la case "Visioconférence". Il est obligatoire de renseigner une salle même en Visio, vous pourrez créer, par exemple, une salle intitulée "Assemblée Générale uniquement en Visio".
3 : Paramétrage du compte TEAMS (si compte agence)
La Génération du lien dans la Pop-up de la création/modification d’AG s’affichera après avoir cliqué sur "Valider"
Les réunions AG sont créées indépendamment de l’agenda de l’utilisateur. Elles y apparaitront si les agendas SPI Syndic et exchange ou google sont synchronisés.
Étape 2 : Synthèse
Le "time line" de synthèse permet à tout moment de savoir où l’on se situe dans la tenue de l’AG.
Étape 3 : Participation/salle
L’onglet des participants/salle permet de modifier les participants et la salle ou doit se tenir l’AG.
1 : Dans le cas d’une AG par visioconférence :
Il est indiqué systématiquement dans l’onglet "Participants/Salle" les informations suivantes :
- Les tiers invités à participer à l’Assemblée Générale (seront affichés tous les tiers rattachés au paramétrage des documents liés "Convocation AG").
- Les utilisateurs participant à l’Assemblée Générale.
Le bouton "Appliquer la liste par défaut" peut être utilisé dans les cas suivants :
- Pour une AG créée Après livraison de l’évolution "SPI Visio AG"
- Quand on active la visioconférence pour une AG sans visio, la liste des tiers invités par défaut à AG en visio est mise à jour directement sans avoir besoin de cliquer sur le bouton "Appliquer la liste par défaut".
- Pour une AG créée Avant livraison de l’évolution "SPI Viso AG"
- Quand on active la visioconférence pour une AG sans visio, la liste des tiers invités à AG visio est vide par défaut. Le bouton "Appliquer la liste par défaut" permet d’ajouter les tiers invités en fonction des documents liés à la Convocation AG de la fiche copropriétaire.
- Ce bouton est utilisé également lorsqu’on souhaite revenir à la liste initiale pour effacer toutes les modifications apportées dans ce tableau.
- D’autre part, un picto "Attention" s’affiche quand un Tiers n’a pas d’adresse mail de saisie.
Étape 4 : Ordre du jour
- Le bouton "ajouter" : permet d’ajouter une résolution.
- Le bouton "supprimer" : permet de supprimer une ou plusieurs résolutions.
- Les boutons "haut / bas" : permettent de classer les résolutions dans l’ordre voulu.
- Le bouton "Définir comme modèle" : permet de créer un nouveau modèle d’AG avec les résolutions que l’utilisateur a sélectionné.
- Le bouton "Appliquer un modèle ou x résolutions" : permet d’appliquer un modèle ou x résolutions.
Le logiciel est livré avec 60 modèles de résolutions qui devront être dupliquées pour être modifiées.
Étape 5 : Conseil Syndical
- Le bouton "Créer / modifier le RDV du conseil syndical" permet de créer ou de modifier le lieu, les participants, la date et l’heure de tenu du conseil syndical.
- Les boutons "ajouts" permettent soit l’ajout d’un participant interne, soit l’ajout d’un membre du conseil.
- Les boutons "supprimer" permettent soit la suppression d’un participant interne, soit la suppression d’un membre du conseil. Pour supprimer une personne il faut au préalable la sélectionner dans la grille.
- Le bouton "Aperçu lettre de convocation", permet de voir un aperçu de la lettre de convocation au conseil syndical, pour les copropriétaires sélectionnées.
- La lettre de convocation au conseil syndical est un document de type FRX, paramétrable dans le menu éditique des paramètres généraux.
- La case à cocher "Pas de Conseil Syndical" permet de définir que le conseil syndical ne sera pas convoqué avant l’AG, cela peut être le cas lors d’AG extraordinaires.
- Les options de GED : Permettent de déterminé ou sera stocké la lettre convocation du conseil syndical lors de sa génération.
- Le bouton "Étape suivante" génère automatiquement la lettre de convocation en GED sans la diffuser
Étape 6 : Convocation du Conseil Syndical
- La convocation du conseil syndical, comprend la lettre de convocation ainsi que les documents comptables provenant de la répartition des charges.
- Tous les documents seront assemblés pour générer un unique fichier PDF qui sera diffusé aux membres du conseil. (L’assemblage se fait en cliquant sur "étape suivante").
- Le bouton "Ajouter" permet d’ajouter un document dans cette convocation (par exemple des devis)
- Le bouton "Aperçu" permet d’avoir un aperçu de l’assemblage des différents documents.
- Les options de GED : Permettent de déterminer ou sera stocké l’assemblage des différents fichiers.
- Le bouton "étape suivante" : permet de lancer l’assemblage des différents documents en un seul PDF et de lancer la diffusion de ce document aux membres du conseil.
- Les documents sont visibles dans la fenêtre de diffusion globale des documents. Le type de diffusion des documents reprend la diffusion définit dans la fiche copropriétaire.
Étape 7 : Tenue de Conseil Syndical
- L’onglet de tenue de conseil, permet d’avoir un accès direct aux différents documents envoyé lors de la convocation du conseil. Il permet également de conserver une trace des personnes présentes lors de la tenue du conseil.
- La colonne "présent" de chacune des grilles permet de notifier les absences et les présences de chacun.
- Le bouton "Aperçu" permet d’avoir directement un aperçu du ou des documents sélectionnés.
Étape 8 : Docs
Permet d’avoir un aperçu des documents que va générer automatiquement le logiciel, à savoir :
- La lettre de convocation à l’AG.
- Le rappel des règles de majorité.
- La génération des pouvoirs individuels.
Le bouton "étape suivante" lance la génération de ses différents documents sans les diffuser.
La lettre de convocation à l’AG est un document de type FRX, paramétrable dans le menu éditique des paramètres généraux.
AG en Visioconférence
En cas de modification d’une Assemblée Générale en visioconférence, le message reste le même et le lien Teams ne change pas.
Le lien Teams sera indiqué en bleu dans les documents via l’intégration de champs spécifiques
- Lettre individuelle
- Ordre du Jour
Vote par Correspondance
Le formulaire apparaît dans la liste des Editions Individuelles, sera rattaché à la Ged avec le libellé "Formulaire de Vote par correspondance" et inclus dans le document final de la convocation.
Le document se compose de 3 parties :
- l’attestation à signer,
- le formulaire de vote à parapher et signer,
- le rappel des dispositions légales et réglementaires.
Si vous souhaitez modifier le document, il faudra se reporter à l’article modification des documents Editiques, accessible depuis les "Paramètres SPI", Onglet "Editique".
Étape 9 : Convoc AG
Cet onglet liste tous les documents qui vont faire partie de la convocation à l’assemblée générale.
La convocation de l’AG, comprend la lettre de convocation à l’AG ainsi que les documents comptables et individuel provenant de la répartition des charges.
Tous les documents seront assemblés pour générer un unique fichier PDF qui sera diffusé par recommander aux copropriétaires à convoquer.
La grille permet d’ajouter, de supprimer, de réordonner les différents documents.
Le bouton "aperçu" permet d’avoir un aperçu de la convocation du 1er copropriétaire (si la case à cocher "aperçu du 1er copropriétaire uniquement" est coché), sinon l’aperçu sera généré pour l’ensemble des copropriétaires (Ce processus peut être long suivant la taille de la copropriété).
Les options de GED : Permettent de déterminer ou sera stocké l’assemblage des différents fichiers constituant la convocation.
Le bouton "étape suivante" : permet de lancer l’assemblage des différents documents en un seul PDF et de lancer la diffusion de ce document aux copropriétaires.
Étape 10 : Validation
Permet de valider l’envoi de la convocation à l’assemblée générale.
La validation génère le fichier Athome, pour les envois externalisés. (La génération du fichier Athome est une option dans le logiciel).
Pour pouvoir exporter une AG vers le produit ImmAg, la convocation doit être validée.
La validation peut être annulée, si un problème a eu lieu dans l’expédition des documents à leurs destinataires.
La convocation d’AG en visioconférence
Dans l’onglet "Validation", une case apparaîtra afin de faire un choix pour l’envoi d’un email contenant le lien Teams.
Envoi d’un email contenant le lien de visioconférence : permet d’envoyer le lien à l’ensemble des participants
L’email envoyé contiendra les informations suivantes et sera listé dans l’onglet "suivi mails" du fichier Commun.
- L’adresse de l’immeuble
- La date et l’heure
- Le lieu de l’AG
- Le lien Teams cliquable
La case décochée "Envoi d’un email contenant le lien de visioconférence" ne permet pas d’envoyer un email à l’ensemble des participants.
Disponible également le détail du nombre de participants à cette AG et le nombre de participants sans email de saisie dans la fiche tiers.
Fin