FAQ – Facturation électronique
La facturation électronique devient une obligation progressive pour les professionnels de l’immobilier. Cette FAQ vous aide à comprendre les impacts de la réforme, les échéances à retenir, les flux concernés et les solutions Septeo pour sécuriser votre mise en conformité
Partie 1 : Questions générales sur la réforme
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique désigne l’émission, la transmission et la réception de factures dans un format structuré ou hybride, via une plateforme agréée. Il ne s’agit donc pas simplement d’envoyer un PDF par e-mail, mais d’utiliser un dispositif conforme qui permet aussi la transmission des données attendues par l’administration fiscale.
Est-ce que l’envoi d’un PDF par email sera encore autorisé ?
Non, un PDF seul ne constitue pas une facture électronique conforme. Un PDF pourra parfois rester un support de lecture, mais pour être conforme à la réforme, votre facture devra transiter via une plateforme agréée et respecter les formats prévus par le dispositif.
Quels formats de factures seront acceptés ?
Les formats reconnus sont UBL, CII et Factur-X. Dans la pratique, vous n’aurez pas à gérer seul cette complexité technique si votre logiciel métier est correctement connecté à une plateforme agréée.
Qui est concerné par la réforme ?
Si votre structure est assujettie à la TVA, vous êtes concerné par la réforme. Dans l’immobilier, cela vise notamment les cabinets d’administration de biens, les agences, les syndics et, dans certaines situations, certains mandants assujettis à la TVA.
Quel est le calendrier de la réforme ?
La réforme est déployée progressivement. Vous devez surtout retenir qu’à partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, puis l’obligation d’émission s’étendra progressivement selon la taille des structures.
Quelle est la différence entre e-invoicing et e-reporting ?
L’e-invoicing concerne les factures entre entreprises assujetties à la TVA en France. L’e-reporting concerne, quant à lui, la transmission à l’administration de certaines données de transaction pour des opérations qui ne relèvent pas directement de la facture électronique obligatoire, comme certains flux B2C ou internationaux.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture électronique ?
Comme aujourd’hui, une facture doit comporter un certain nombre d’informations indispensables : date d’émission, numéro de facture, identité du vendeur et du client, TVA, montants, date de règlement et pénalités de retard. La réforme renforce aussi la structuration des données, ce qui rend la fiabilité de vos informations encore plus importante.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
En cas de facture non conforme ou de défaut de transmission de certaines données, des sanctions financières sont prévues. L’enjeu n’est donc pas seulement technique : il s’agit aussi de sécuriser votre conformité fiscale et d’éviter des blocages ou des rejets dans vos flux de facturation.
Quels bénéfices pouvez-vous attendre de la facturation électronique ?
Au-delà de l’obligation réglementaire, la facturation électronique peut vous faire gagner du temps et fiabiliser vos traitements. Elle permet notamment de réduire les ressaisies, de limiter les erreurs, d’améliorer la traçabilité des factures et de fluidifier vos échanges avec vos clients, fournisseurs et partenaires.
Partie 2 : Questions liées aux logiciels et à la plateforme agréée
Qu’est-ce qu’une plateforme agréée ?
Une plateforme agréée est un intermédiaire habilité à transmettre vos factures électroniques et les données fiscales associées. Elle joue un rôle central dans le nouveau dispositif : elle contrôle les formats, transmet les flux, suit certains statuts et sécurise les échanges avec l’administration.
Comment fonctionne le circuit d’une facture électronique ?
Concrètement, votre facture est émise depuis votre logiciel métier, puis transmise à une plateforme agréée. Cette plateforme l’achemine ensuite vers le destinataire concerné et transmet en parallèle les données attendues par l’administration fiscale.
Dois-je changer de logiciel pour être conforme ?
Pas forcément. Si votre logiciel métier est déjà connecté à une plateforme agréée, vous n’avez pas nécessairement besoin d’en changer. L’essentiel est de vous assurer que votre solution est prête à gérer les flux imposés par la réforme.
Quelle solution Septeo est proposée pour vous accompagner ?
Si vous utilisez Modelo ou Septeo ADB, vous pourrez vous appuyer sur la plateforme agréée proposée par Septeo. Cette connexion est pensée pour s’intégrer nativement à votre environnement métier, afin de vous permettre de traiter vos factures électroniques sans changer vos habitudes de travail plus que nécessaire.
Quels avantages présente la plateforme agréée Septeo ?
La plateforme agréée Septeo a pour objectif de simplifier votre mise en conformité en s’intégrant à vos outils métiers. Elle vous permet de centraliser vos flux, de sécuriser la transmission des factures et des données, et de limiter les ressaisies ou les ruptures de traitement entre votre logiciel et le dispositif réglementaire.
Une seule plateforme agréée peut-elle gérer plusieurs activités ou plusieurs logiciels ?
Oui, dans de nombreux cas, une même plateforme peut centraliser plusieurs flux. C’est un point important si vous gérez à la fois des activités de syndic, de gérance, de transaction ou plusieurs sociétés au sein de votre structure.
Que se passe-t-il si mon client ou mon fournisseur n’est pas encore prêt ?
Le rôle de la plateforme est justement d’assurer la continuité des échanges. Votre responsabilité consiste avant tout à transmettre correctement la facture via une solution conforme ; la plateforme prend ensuite le relais selon le niveau d’équipement du destinataire.
Chorus Pro est-il concerné par la réforme ?
Oui. Si vous échangez avec le secteur public, Chorus Pro reste un point d’entrée de référence pour ces flux spécifiques. Il faudra donc continuer à en tenir compte dans votre organisation si vous facturez des administrations ou organismes publics.
Quel sera le coût d’une plateforme agréée ?
Le coût dépendra du volume de factures, des services inclus, du niveau d’intégration et des besoins propres à votre cabinet. Au-delà du prix affiché, il faut aussi prendre en compte les gains potentiels en automatisation, en traçabilité et en sécurisation de vos processus.
Partie 3 : Questions d’organisation
Quels sont les impacts concrets sur l’organisation de votre cabinet ?
La réforme va bien au-delà d’un simple changement de format. Elle peut modifier vos circuits de validation, la qualité attendue de vos données, le suivi des statuts de facture, vos échanges avec les fournisseurs et la coordination entre vos équipes comptables, administratives et métiers.
La réforme concerne-t-elle uniquement la comptabilité ?
Non. Dans un cabinet immobilier, elle concerne souvent plusieurs services : comptabilité, gestion locative, syndic, administration, relation fournisseurs et parfois même relation clients. C’est donc un sujet transverse qui mérite d’être préparé de façon collective.
Comment préparer votre cabinet à la réforme ?
La bonne approche consiste à identifier vos flux concernés, vérifier la qualité de vos données, cartographier vos circuits internes, anticiper les impacts sur vos procédures et sensibiliser vos équipes. Plus vous anticipez, plus la transition sera simple et maîtrisée.
Partie 4 : Questions spécifiques à l’administration de biens
Comment distinguer les factures du cabinet et les factures des mandants ?
Dans vos métiers, tous les flux ne relèvent pas des mêmes règles. Il faut distinguer les factures qui concernent votre cabinet en propre et celles que vous traitez dans le cadre de la gestion pour le compte de vos mandants, car leur traitement peut varier selon le contexte fiscal.
Les loyers sont-ils concernés par la réforme ?
Pas systématiquement. Tout dépend notamment du régime fiscal applicable et du fait que les parties soient ou non assujetties à la TVA. Dans certains cas, les loyers peuvent entrer dans le périmètre de la réforme ; dans d’autres, non.
Dans le cadre de la gestion locative, y a-t-il un impact si les loyers sont versés directement au bailleur ?
Oui, le mode de règlement ne suffit pas à écarter les obligations si l’opération entre dans le périmètre de la réforme. Ce qui compte avant tout, c’est la nature de l’opération et son traitement fiscal.
Les appels de fonds en copropriété sont-ils concernés ?
Non. Les appels de fonds ne sont pas considérés comme des factures au sens fiscal. Ils restent donc hors du périmètre de la réforme sur la facturation électronique.
Les honoraires facturés par le syndic au syndicat de copropriété doivent-ils passer par une plateforme agréée ?
Oui, lorsque ces honoraires entrent dans le champ de la réforme. Il faut donc bien distinguer les appels de fonds, qui ne sont pas des factures, et les honoraires du cabinet, qui peuvent relever de la facturation électronique.
Les syndicats de copropriété sans SIREN sont-ils concernés ?
Tout dépend de leur situation fiscale et de leur assujettissement à la TVA. Dans de nombreux cas, un syndicat non assujetti reste hors du périmètre, mais certaines situations particulières nécessitent une analyse plus précise.
Comment gérer les échanges entre le syndicat de copropriété et le cabinet de syndic ?
Il faut distinguer le moment où vous facturez vos propres prestations de celui où vous intervenez pour le compte du syndicat. Selon la situation fiscale du syndicat, certains flux pourront devoir transiter via une plateforme agréée.
Les syndicats de copropriété et associations sont-ils concernés ?
Pas automatiquement. Là encore, tout dépend de leur situation fiscale et de la nature des prestations concernées. Une vérification au cas par cas reste souvent nécessaire.
Les bailleurs et les SCI sont-ils concernés ?
Oui, dans certains cas seulement. La réponse dépend du régime de TVA applicable, du type de location et de la nature des prestations réalisées. Certaines SCI ou certains bailleurs seront concernés, d’autres non.
Partie 5 : Questions spécifiques aux agents immobiliers
Les honoraires d’agence immobilière sont-ils concernés par la facturation électronique ?
Oui, dès lors que votre agence facture un client professionnel assujetti à la TVA, vos honoraires entrent dans le champ de la facturation électronique obligatoire. En revanche, lorsque vous facturez un particulier, il ne s’agit pas d’e-invoicing mais d’e-reporting B2C.
Comment gérer les factures dans le cadre d’une délégation de mandat entre agences ?
Dans le cadre d’une inter-agence ou d’une délégation de mandat, les échanges d’honoraires entre professionnels de l’immobilier relèvent généralement du B2B assujetti à la TVA. Les factures concernées devront donc transiter via une plateforme agréée conformément à la réforme.
Les acomptes versés dans le cadre d’une transaction immobilière sont-ils concernés ?
Oui. Lorsqu’un acompte donne lieu à facturation dans une opération entrant dans le champ de la TVA, les données associées doivent être transmises selon les règles de la réforme. Le traitement dépend ensuite de la nature de l’opération : e-invoicing pour un client professionnel assujetti, e-reporting dans certains cas B2C.
Le fait que le règlement transite par le notaire change-t-il les obligations de l’agence ?
Non. Le circuit de paiement n’a pas d’impact direct sur les obligations liées à la réforme. Même si les fonds transitent par le notaire, l’agence doit respecter les règles applicables à la transmission de ses factures et des données de transaction lorsque l’opération entre dans le périmètre de la facturation électronique.
Les agents commerciaux rattachés à une agence immobilière sont-ils concernés ?
Oui, s’ils sont assujettis à la TVA, même lorsqu’ils bénéficient d’un régime de franchise en base. Les commissions facturées à l’agence immobilière peuvent alors relever de la facturation électronique obligatoire entre professionnels.:
Partie 6 : Questions de conformité
Quelles sont les modalités d’archivage des factures électroniques ?
Vos factures électroniques devront être conservées pendant 10 ans, avec des garanties d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité. L’archivage doit donc être pensé comme un sujet de conformité à part entière.
En cas d’erreur, peut-on faire une facture électronique modificative ?
Oui. Une correction reste possible, mais elle doit respecter les règles applicables, notamment en matière de traçabilité et de lien avec la facture initiale. Il ne s’agit pas d’une simple modification manuelle sans historique.