Cette fonctionnalité, complémentaire au logiciel, permet de scanner les factures et de les intégrer dans SPI Syndic en prévision de leur comptabilisation 

  

 

Un nouveau paragraphe "Facture SPI Fact" a été ajouté dans les Paramètres SPI, Onglet Syndic, accessible depuis le Fichier Commun, Paramètres SPI.

 

 

 

Type de document : correspond au type de document qui sera utilisé lors du classement automatisé de la facture dans la GED. (Par défaut Facture Syndic).

 

Affectation des factures par défaut : permet de déterminer qui sera le destinataire de la facture après reconnaissance. Une fois la facture reconnue (totalement ou partiellement), elle sera intégrée conformément au choix effectué.

 

• Au pot de saisie « Facture en provenance de l'OCR" : la facture sera intégrée dans un pot de saisie fixe nommé "Facture en provenance de l'OCR".

 

• Au comptable de la copropriété : la facture sera intégrée dans le pot de saisie du comptable de la copropriété. (celui défini dans la fiche de la copropriété).

 

• Au gestionnaire de la copropriété : la facture sera intégrée dans le pot de saisie du gestionnaire de la copropriété. (celui défini dans la fiche de la copropriété).

-         Avec également la possibilité d'affecter cette facture au comptable si le poste de répartition est défini.

 

• Création d’un pot si inexistant : la création automatique d'un pot de saisie sera faite pour le destinataire même si celui-ci n'existe pas.

 

• Création d’un pot si verrouillé : la création automatique d'un autre pot de saisie sera faîte, si le premier est verrouillé. (Un pot de saisie est verrouillé lorsqu'un utilisateur l’utilise)

 

• Enregistrer le SIREN du fournisseur lors du rangement s'il est vide : conserve cette donnée dans la Fiche Tiers du Fournisseur après rangement de la facture depuis SPI Fact.

 

• Remplacer automatiquement le titre du document par le libellé comptable de la facture et son numéro

 

Ces différents paramétrages permettent, en fonction de l'organisation interne de l’agence, de gérer plusieurs cheminements pour une facture :

 

-   Scanné par l'assistante -> Transfert au gestionnaire -> Transfert au comptable

-   Scanné par l'assistante -> Transfert au comptable -> Transfert au gestionnaire -> Transfert au comptable

-          Etc …

 

Optimisation du fonctionnement

Afin de permettre au module, une meilleure lecture, il est conseillé de saisir les numéros Siren des fournisseurs et de procéder, avant le traitement, à une fusion des fournisseurs, afin qu'un seul corresponde à la lecture.

 

Le traitement des factures s'effectue dans le logiciel SPI Scan, qui est directement accessible depuis l'icône du bureau et qui se présente en 3 parties, à savoir :

-          Partie gauche : Intégration de la facture

-          Partie du milieu : Reconnaissance des cellules à l’affichage de la facture

-          Partie droite : Reconnaissance des zones faîtes et afficher

Il existe 3 façons d’intégrer des factures

 

a)             Glisser / Déposer

Il est possible d'insérer les factures à traiter dans SPI Scan directement en effectuant un « glisser déposer » d'un ou de plusieurs fichiers simultanément, même depuis un mail pour une pièce jointe.

 

 

 

b)            Depuis un répertoire

Il est également possible de faire pointer un répertoire pour insérer les factures dans l'application

 

 

 

c)             Depuis le scanner Fujitsu

Il est possible de piloter un scanner Fujitsu (fourni par SPI) directement depuis l'application

 

 

 

Un nouvel onglet "OCR Syndic" est maintenant disponible dans SPI Scan

 

 

Le lancement de la reconnaissance peut être fait pour une ou pour toutes les factures présentes.

 

Cette facture : lance le traitement uniquement sur le document affiché dans la partie centrale.

Toutes les factures : lance le traitement sur tous les documents qui sont affichés dans la partie gauche.

 

Un indicateur sur la vignette de la facture vous permettra de suivre l'état d'avancement du traitement

 

 

La reconnaissance est faite dans l'onglet OCR Syndic, dans la partie droite de l'application SPI Scan, avec un code couleur pour reconnaître le traitement.

 

-          Zone verte 

Quand le logiciel est presque certain d'avoir reconnu la bonne information dans une zone, il affiche celle-ci en vert. Cela ne garantit pas une reconnaissance à 100%, il reste préférable de réaliser une vérification du contenu de la zone.

 

-          Zone orange

Quand le logiciel ne pense pas avoir reconnu la bonne information dans une zone, il affiche celle-ci en orange, l'utilisateur est alors invité à modifier ou conserver la valeur reconnu.

 

Il y a 5 zones qui doivent être obligatoirement remplies pour permettre l'intégration de la facture dans SPI Syndic, à savoir :

 

• Fournisseur
• Copropriété
• Montant TTC