I. BAUX A RENOUVELER
Le module est un traitement locataire et se décompose en trois étapes et un paramétrage est possible par type de bail afin de respecter les délais d’information selon le bail.
Dans le menu SPI Gestion Locative, dans la colonne « Propriétaire », on sélectionne le menu « Baux à renouveler »
Le module se compose de 3 onglets et on se déplace avec le bouton étape suivante
A. Paramétrage
Le paramétrage se fait par Type de baux.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec la liste des types de baux et une barre de recherche en haut pour faciliter la sélection.
Un double clic sur le type de bail à modifier ouvre la fiche.
Dans le paragraphe pour le renouvellement de bail, il faut paramétrer les délais d’envoi pour :
– le courrier d’information au propriétaire (par défaut 8 mois avant le date de fin de bail),
– le courrier de relance au propriétaire (par défaut 7 mois avant la date de fin de bail),
– le courrier d’information au locataire (par défaut 6 mois avant la date de fin de bail)
Il est aussi possible de préciser si le bail est renouvelable par tacite reconduction (ou sans renouvellement du bail).
Si ce paramétrage vous convient, il n’y a pas d’action à exécuter ici.
B. Les Courriers
Les courriers pour les renouvellements de baux sont disponibles dans les trames par défaut.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre
Il est possible de modifier le courrier en le dupliquant. Le fait de cliquer sur le bouton ‘Dupliquer » demande le nom de la nouvelle trame.
Il sera possible de sélectionner le courrier à utiliser par défaut via l’icône favori (étoile jaune). Le choix du favori est par société.
Lors de l’édition, c’est ce courrier qui sera affiché mais on pourra encore le changer ou le modifier.
C. Renouvellement Automatique
Cette étape ne se présente uniquement que si il y a des baux avec une date de fin de bail antérieure à la date du jour, (des baux qui sont en date de renouvellement en retard ou dépassée).
Le bouton « Renouveler » en haut à gauche de la grille permet de mettre à jour la date de fin de bail sur tous les baux sélectionnés.
Ainsi, si tous vos renouvellements de baux sont à jour, le logiciel ne vous présentera pas l’onglet « Renouvellement automatique », mais directement celui de « Courrier propriétaire ».
D. Courrier Propriétaire
Cette étape permet d’éditer les courriers d’information et de relance au propriétaire.
Dans la grille sont listés tous les baux dont la date de fin de bail est comprise entre la date de référence et celle-ci plus huit mois.
Le délai est calculé par rapport au mois et non à la date exacte.
Dans notre grille exemple ci-dessous, la date de référence est au 13/01/2020, le calcul se fait sur le mois de janvier 2020 dans son intégralité donc le délai va jusqu’à fin septembre 2020 (Janvier 01 + 8 mois = Septembre 09).
En rouge sont présentés les baux dont le délai est dépassé pour envoyer le courrier d’information ou de relance aux propriétaires, il n’y a aucune case à cocher disponible et aucun traitement possible.
Ces baux seront de nouveau affichés dans l’étape Courrier locataires afin d’éditer le courrier d’information au locataire.
Etat Renouvellement : On peut à ce stade, éditer un « Etat Renouvellement » pour les courriers propriétaires, qui liste les différents baux avec les dates d’envoi des courriers d’information et de relance et les dates d’envoi des courriers locataires.
Les baux seront classés par type de baux puis par ordre alphabétique locataire.
Courrier Prop : permet d’imprimer les courriers propriétaires. Le choix du courrier se fait automatiquement selon les paramètres de délais effectués dans les types de baux, et les paramètres de Trame par défaut effectués également.
1. Impression des courriers
La fenêtre de Gestion des impressions s’ouvre
On peut à ce stade :
- Changer le modèle de la trame à utiliser en cliquant à droite du libellé sur le lien souligné et sélectionner un autre courrier dans la liste déroulante,
- créer une trame qui sera effective uniquement pour cette édition par le lien « modifier uniquement pour cette impression ».
Un aperçu est disponible pour le 1er propriétaire de chacune des éditions, la case est cochée par défaut, mais peut être décochée.
La fusion et la génération des différents documents se fait en même temps.
E. Validation des Renouvellements
Une demande de confirmation de validation de la génération des courriers est faîte afin d’actualiser les colonnes ‘Courrier info. Prop’ et ‘Relance’ afin de préciser la date d’édition des documents.
Si on répond :
Oui : cela renseigne les colonnes ‘Courrier info. Prop’ et ‘Relance’ et cela crée une ligne d’historique de renouvellement de bail dans la fiche bail.
Non : on considère qu’il y a eu un problème lors de la génération des courriers donc on ne renseigne pas les colonnes ‘Courrier info. Prop’ et ‘Relance’ et aucune ligne n’est ajoutée dans l’historique des
renouvellements dans la fiche bail.
