SPI collabore avec la société AR24 pour intégrer l’envoi et le suivi de vos recommandés au format électronique :
- Envoi des lettres recommandées électroniques (LRE) en un clic, directement depuis la diffusion globale des documents
- Réception automatique et classement des accusés de réception et autres suivis
Avant d’envoyer des recommandés en version électronique, il faut :
- Avoir les autorisations des destinataires
- Activer le service sur SPI Gestion Locative et Syndic et auprès d’AR24.
a) Autorisations
(1) Demande d’autorisationUn des moyens d'obtenir l'accord des particuliers serait d'afficher, dès que possible, une mention dans les contrats signés : baux, mandats, ...
En syndic, on peut demander l’autorisation lors de la signature de la feuille de présence d’Assemblée Générale, en ajoutant la colonne « Recommandé électronique » sur la feuille de présence
On peut également faire un mailing aux clients.
(a) Impression sur la feuille de présence
Chemin d’accès :
Fiche de la copropriété (menu : Catalogue des copropriétés) > onglet « Autres informations » > sous-onglet « Paramètres » > zone « Feuille de présence » (en bas de page)
Il faut choisir OUI ou NON ou IDEM PARAMETRES GENERAUX
La feuille de présence sera alors imprimée en format paysage avec la colonne « Recommandé électronique ».
(b) Mailing
Il faut au préalable préparer la matrice de son courrier (cf. Création et mise à jour des matrices de documents – page 86).
Dans les catalogues des copropriétaires, mandats et baux, on peut ajouter la colonne « Recommandé électronique » pour identifier les clients ayant déjà donné leur autorisation.
Pour cela :
- On clique sur l’icône
- On sélectionne le titre de la colonne dans la liste proposée
- En maintenant le clic de la souris, on fait glisser la colonne dans l’entête du tableau.
Le filtre sur la colonne permet de choisir les destinataires dont la case « recommandé électronique » n’est pas cochée (choisir « Décoché »)
On peut alors, cocher l’ensemble des destinataires restant dans le tableau pour leur adresser le courrier avec le bouton 
(2) Enregistrement de l’accord
L’accord d’envoi de LRE s’indique dans la fiche tiers du destinataire.
Dans la zone « Communication » de l’onglet « Information », on doit ajouter ou modifier un mail en cochant la case « Recommandés électroniques »
b) L’activation du service
(1) Activation du service dans SPI Gestion locative et syndicAvant de pouvoir faire des recommandés électroniques, il est nécessaire d’activer le service dans SPI Gestion locative et Syndic. (Avant de souscrire un contrat avec la société LR24).
Chemin d’accès :
Dans le menu « COMMUN » « Paramètres », on sélectionne le menu « Paramètres SPI »
Dans l’onglet « Editique », il faut cocher la case « Envoi des recommandés par voie électronique »
La fenêtre « Activation des recommandés électroniques » s’ouvre automatiquement.
Il faut indiquer :
- Dans la zone « Autorisations », on choisit le type d’activation.
Si on sélectionne :
- Oui