Vote des résolutions

Cet onglet permet de saisir les votes et les commentaires lors de l’examen des résolutions

Chemin d’accès :

À l’ouverture de l’AG, l’onglet est automatiquement ouvert en 2 e position. Il est également possible d’ouvrir cet onglet avec l’icône  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77673240e_img.pngL’écran vote des résolutions se décompose en 4 zones :  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776732a29_img.png –  Zone 1 : la liste des résolutions   

Zone 2 : Le titre de la résolution sélectionnée

Zone 3 : La zone de vote         

Zone 4 : Le texte du PV 

LA LISTE DES RESOLUTIONS – Zone 1 -

http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776733670_img.png

Cette zone liste les résolutions. Les résolutions soulignées :

  • En vert sont les résolutions approuvées.
  • En rouge sont les résolutions rejetées.
  • En jaune sont les résolutions en cours de vote
  • Les résolutions sans couleur sont les résolutions non encore étudiées.

On sélectionne une résolution en se positionnant dessus. Il est également possible de naviguer entre les résolutions en utilisant les boutons  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77673411a_img.png  et  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77673537d_img.png  en bas de l’écran.   TITRE DE LA RESOLUTION SELECTIONNEE – Zone 2 - http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d7767362fa_img.pngCette zone affiche le titre complet de la résolution. Si le vote n’est pas terminé (verrouillé), l’icône  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77673709a_img.png  ou un double clic sur la zone permet d’ouvrir la fenêtre modification de la résolution. 

http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776738212_img.png

 Il est possible de tout modifier notamment la majorité et la clé de répartition.   

LES VOTES– Zone 3 - http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77673e121_img.png 

La zone de vote se décompose en 3 parties : 

  • Partie 1 : La liste des copropriétaires et leur vote        
  • Partie 2 : Le résultat du vote       
  • Partie 3 : Les boutons  La Liste des Copropriétaires

Cette zone liste les copropriétaires présents et représentés par ordre alphabétique des représentants. Ainsi un copropriétaire présent sera suivi des pouvoir qu’il détient. Il est possible de filtrer la liste en sélectionnant les copropriétaires qui se sont ou ne se sont pas exprimés ; ou en saisissant un nom dans la zone de recherche (zone blanche au-dessus de la liste). 

Pour enregistrer le vote, il faut cliquer sur les boutons à droite du copropriétaire : C:\Users\v.sorano\Documents\9 Aide en Ligne\Images\Screenpresso\MENU\2020-11-23_15h42_31.jpg  

P = Pour / C = Contre / A = Abstention / DEF = Défaillant / IT = Incident Technique 

La croix  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776740d67_img.png  située à côté du vote d’un copropriétaire permet d’annuler celui-ci.  

Méthode des votes :

En théorie, on peut cliquer sur le bouton correspondant au choix de vote pour identifier le vote de chacun des copropriétaires.

Dans la pratique et pour être plus rapide, on clique sur les boutons votes que pour les personnes en minorité ou s’abstenant. 

Puis, on utilise le bouton « Fin de vote » pour désigner le sens du vote des personnes pour lesquelles le vote n’est pas encore indiqué. 

Exemple  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77674266e_img.png  Tous les copropriétaires sont pour la résolution sauf PERRIER.  

On clique sur « Contre » sur la ligne de PERRIER, puis on clique sur le bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776743797_img.png   http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77674600d_img.png  

On se positionne sur « Pour » afin d’indiquer la position des copropriétaires non exprimés ;

puis on clique sur « OK ».   http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776747733_img.png 

Le clic sur « OK » a mis tous les autres copropriétaires à « Pour » et à verrouiller le vote. Il est donc terminé.  

Vote d’un copropriétaire ayant un pouvoir

Le paramétrage par défaut (Cf.  Paramètre de l’application) prévoit, qu’un copropriétaire détenant des pouvoirs, vote à l’identique pour lui et ses pouvoirs. 

Si ce n’est pas le cas, il faut procéder ainsi :          

  • Voter pour le copropriétaire          
  • Annuler le vote des pouvoirs ne votant pas à l’identique avec  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776748ba9_img.png       
  • Voter pour les pouvoirs

Exemple : 

FLEURS a le pouvoir de LANGOISSE et PAYS DU CONTENTIN.

Il vote « pour », LANGOISSE aussi mais PAYS DU CONTENTIN a donné la consigne de voter « contre ».  

On commence donc par voter « pour » FLEURS, lui et ses 2 pouvoirs sont notés comme votant « pour ».  

 

On annule le vote de PAYS DU CONTENTIN avec  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77674b2b7_img.png    

Puis on vote « contre » pour PAYS DU CONTENTIN  

Vote par Correspondance

Dès lors qu'un participant est identifié comme "Votant par Correspondance" depuis la feuille de présence, un nouvel onglet s’affiche dans l'application, accessible depuis la barre de menu. Ce nouvel onglet est composé de 2 parties :
  1. La liste des copropriétaires votant par correspondance
  2. La liste de l’ensemble des résolutions à voter
Une fois le copropriétaire sélectionné, son nom et adresse apparaissent au-dessus de la liste des résolutions à voter et les boutons des 4 types de vote sont disponibles pour chacune des résolutions. Les votes ainsi saisis seront visibles dans l’onglet « Vote des résolutions » et modifiables tant que la résolution n’est pas verrouillée. En cas d’erreur de saisie, il est possible d’annuler avec la croix depuis l’un ou l’autre des onglets.
  • Saisie des Votes dans l’onglet « Vote par Correspondance »
 
  • Visualisation des votes dans l’onglet «  Vote des résolutions »
 
Remarque : Les résolutions « Sans vote » ne seront pas présentes dans l'onglet « Vote par correspondance ».Cependant, si en cours d’AG une résolution « Sans vote » est modifiée et peut être votée, elle sera affichée dans le nouvel onglet « Vote par correspondance ».

Cas particulier de la Résolution amendée

Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Le fichier de retour d’IMMAG contiendra l’information du copropriétaire défaillant. 

Aide à la saisie des votes

Deux boutons sont disponibles pour faciliter la saisie

Terminer la saisie : permet de faire le même vote sélectionné pour toutes les résolutions non encore votées pour le copropriétaire sélectionné

Remise à zéro des votes : permet de supprimer les votes pour l’ensemble des résolutions d’un même copropriétaire

Il est possible de vérifier si tous les votes par correspondance ont été traités, grâce au filtre présent dans l’onglet, sur les votes saisis ou pas et le nom du copropriétaire.  

Vote par Visio Conférence

Une fois le copropriétaire identifié sur la feuille de présence, comme participant à l’AG en Visio Conférence, la saisie de ses votes se fait de la même manière que les copropriétaires présents. Il existe quelques particularités compte tenu de l’utilisation de connexion internet.

Incident Technique

Dans le cadre d'une déconnexion de Teams d'un participant invité par Visioconférence, il est nécessaire d'identifier depuis ImmAg les "IT" soit incidents techniques afin d'afficher cette information dans le PV d'AG.Un bouton IT (Gris) sera cliquable pour les participants qui seront présents en AG Visio.

Lorsqu'un incident technique sera déclaré dans le vote de la résolution, l'information sera affichée en gris "Incident Technique" dans la partie du vote.

Dans ce cas, le participant sera déclaré comme absent quand le bouton "IT" est utilisé.

Les calculs du quorum et de la majorité sont donc mis à jour à chaque fois qu'un participant est déclaré "IT". Un filtre "Incidents Techniques" dans l'onglet "Vote des résolutions" vous permet de vérifier si un IT a été déclaré en cours de vote.  

Incidence dans le PV d’AG

L'information des incidents techniques est ajoutée dans le PV de l'AG comme indiqué ci-dessous : Les champs de fusion suivants, concernant ces incidents techniques, sont disponibles pour les participants en AG Visio ou bien pour les participants par Correspondance et intégrer dans le modèle SPI du PV d’AG.  

Le Résultat du Vote

Au fur et à mesure que les votes s’ajoutent, un diagramme montre l’évolution des votes et un tableau comptabilise les votes en nombre de voix et de tantièmes. http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77674e267_img.png  

Les Boutons d’Aide à la Saisie

4 boutons sont présents durant la procédure du vote :  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77674fb5f_img.png 

Une fois le vote validé (verrouillé) seul le bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776750b35_img.png  s’affiche.

Fin de vote

Le bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d7767513dc_img.png permet, en se positionnant sur la solution choisie :      

  • D’appliquer le même vote (Pour / Contre / Abstention) à tous les copropriétaires non exprimés, après avoir saisi le vote des copropriétaires minoritaires.–       
  • Ou de voter « Pour tous les candidats » dans le cas d’un vote de type élection (bureaux, membres du CS).–       
  • Ou de préciser qu’il s’agit d’une résolution non votée.  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d7767519fd_img.png 
Le fait de cliquer sur « OK » :     
  • Verrouille le vote de cette résolution. Il est considéré comme terminé.   
  • Complète les résultats du vote dans le texte du PV.  

Verrouiller la résolution

Le bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d7767522e3_img.png  permet de clôturer le vote et de compléter les résultats du vote dans le texte du PV si tous les copropriétaires se sont exprimés.  Recopier le vote précédent

Le bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77675297b_img.png  permet de recopier le vote précédent sur la nouvelle résolution. Le vote n’est pas verrouillé, il est donc possible de le modifier. Par contre, il ne faut pas oublier de le verrouiller avec le bouton « Fin de vote » ou « Verrouiller la résolution » 

Remise à zéro des votesLe bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776752d24_img.png  permet d’annuler le vote de tous les copropriétaires pour cette résolution.  

Déverrouiller la résolutionLe bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776753186_img.png  s’affiche un fois le vote terminé. Il permet de reprendre un vote. 

http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776753680_img.png 

Selon le paramétrage il apparait 2 ou 3 solutions :           

  • Déverrouillage du vote uniquement : cette solution rouvre le vote, rien n’est effacé. Il est possible de modifier le vote. Dans le procès-verbal 2 votes seront affichés ; 
  • Déverrouillage du vote + RAZ du texte du PV : cette solution rouvre le vote et efface les modifications du procès-verbal (le vote et les modifications manuelles) ; 
  • Déverrouillage du vote + RAZ du texte du PV + RAZ des votes : cette solution efface l’ensemble du vote. 

Votes spécifiques

Élection du bureau ou Élection du Conseil Syndical

Dans la colonne de gauche, les résolutions dont le type de vote est «  Élection » (Bureau ou Conseil syndical) font apparaître une ligne candidat avec des boutons qui permettent d’ajouter ou de supprimer un ou plusieurs candidats pour élire le président ou les scrutateurs ou le secrétaire

  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d7767546de_img.png  

(1)           Désignation des candidats

Le bouton « + » ( http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776754bd9_img.png ) ouvre l’écran permettant la sélection d’un candidat.

http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776755424_img.png      http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776755fa8_img.png 

Pour désigner un candidat, il faut :

  1. Sélectionner sa fonction
  2. Sélectionner la personne
  3. Valider

 Après la validation le candidat s’affiche dans la résolution  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77675665e_img.png 

Le bouton « – » ( http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776756ac7_img.png ) permet de supprimer un candidat. 

Un double clic sur un candidat permet de modifier la candidature (changement de poste)     

(2)           Vote       

 Il est possible de faire un vote par personne, en se positionnant sur le candidat et en procédant au vote.  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776757f2d_img.png  –  Si tous les copropriétaires présents ou représentés approuvent élection de l’ensemble des candidats, il est possible d’enregistrer tous les votent en une seule fois.  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776758be8_img.png Pour indiquer que l’ensemble des copropriétaires sont « Pour » pour « tous les candidats », on clique : 

  • Directement
 sur le bouton  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d7767591a7_img.png
  •   On choisit « Pour (tous les candidats) »
 Ainsi le vote « Pour » est reporté sur chacun des candidats. Le procès-verbal contiendra un vote par candidat.  

Vote à l’article 25-1

  Quand une résolution votée à article 25-1 est non adoptée en 1ere lecture, mais qu’au moins 1/3 des copropriétaires est favorable, vous avez le choix entre faire : 
  • un vote de position (demander à l’assemblée si elle veut passer à un 2nd vote à art. 24) suivi d’un vote à article 24 (soit un total de 3 votes)
  • un vote direct à l’article 24 (soit un total de 2 votes)
  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d776759ea3_img.png   

Résolution avec sous résolution (sondage ou standard)

http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77675b167_img.png On se positionne successivement sur chaque sous résolution pour procéder au vote. 

Question sans vote

http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77675cdb2_img.png Les questions sans vote sont automatiquement reportées dans le PV à la suite du vote de la résolution précédente. 

Le Texte du PV http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77675d403_img.png Sous le résultat des votes, la zone PV affiche le contenu qui sera reporté dans le PV. Une fois le vote verrouillé le résultat est automatiquement reporté à la suite du texte de la résolution. Pour modifier, le contenu du PV, il faut double cliquer sur la zone pour ouvrir la fenêtre contenant l’éditeur de texte.  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d77675da5a_img.png La modification est automatiquement enregistrée à la fermeture soit avec la croix  http://help.dovadis.fr/wp-content/uploads/2018/05/5b0d7767603c6_img.png , soit avec la touche [Echap]