Cet onglet permet de saisir les votes et les commentaires lors de l’examen des résolutions
Chemin d’accès :
À l’ouverture de l’AG, l’onglet est automatiquement ouvert en 2 e position. Il est également possible d’ouvrir cet onglet avec l’icône L’écran vote des résolutions se décompose en 4 zones : – Zone 1 : la liste des résolutions
Zone 2 : Le titre de la résolution sélectionnée
Zone 3 : La zone de vote
Zone 4 : Le texte du PV
LA LISTE DES RESOLUTIONS – Zone 1 -
Cette zone liste les résolutions. Les résolutions soulignées :
- En vert sont les résolutions approuvées.
- En rouge sont les résolutions rejetées.
- En jaune sont les résolutions en cours de vote
- Les résolutions sans couleur sont les résolutions non encore étudiées.
On sélectionne une résolution en se positionnant dessus. Il est également possible de naviguer entre les résolutions en utilisant les boutons et en bas de l’écran. TITRE DE LA RESOLUTION SELECTIONNEE – Zone 2 - Cette zone affiche le titre complet de la résolution. Si le vote n’est pas terminé (verrouillé), l’icône ou un double clic sur la zone permet d’ouvrir la fenêtre modification de la résolution.
Il est possible de tout modifier notamment la majorité et la clé de répartition.
La zone de vote se décompose en 3 parties :
- Partie 1 : La liste des copropriétaires et leur vote
- Partie 2 : Le résultat du vote
- Partie 3 : Les boutons La Liste des Copropriétaires
Cette zone liste les copropriétaires présents et représentés par ordre alphabétique des représentants. Ainsi un copropriétaire présent sera suivi des pouvoir qu’il détient. Il est possible de filtrer la liste en sélectionnant les copropriétaires qui se sont ou ne se sont pas exprimés ; ou en saisissant un nom dans la zone de recherche (zone blanche au-dessus de la liste).
Pour enregistrer le vote, il faut cliquer sur les boutons à droite du copropriétaire :
P = Pour / C = Contre / A = Abstention / DEF = Défaillant / IT = Incident Technique
La croix située à côté du vote d’un copropriétaire permet d’annuler celui-ci.
Méthode des votes :
En théorie, on peut cliquer sur le bouton correspondant au choix de vote pour identifier le vote de chacun des copropriétaires.
Dans la pratique et pour être plus rapide, on clique sur les boutons votes que pour les personnes en minorité ou s’abstenant.
Puis, on utilise le bouton « Fin de vote » pour désigner le sens du vote des personnes pour lesquelles le vote n’est pas encore indiqué.
Exemple Tous les copropriétaires sont pour la résolution sauf PERRIER.
On clique sur « Contre » sur la ligne de PERRIER, puis on clique sur le bouton
On se positionne sur « Pour » afin d’indiquer la position des copropriétaires non exprimés ;
puis on clique sur « OK ».
Le clic sur « OK » a mis tous les autres copropriétaires à « Pour » et à verrouiller le vote. Il est donc terminé.
Vote d’un copropriétaire ayant un pouvoir
Le paramétrage par défaut (Cf. Paramètre de l’application) prévoit, qu’un copropriétaire détenant des pouvoirs, vote à l’identique pour lui et ses pouvoirs.
Si ce n’est pas le cas, il faut procéder ainsi :
- Voter pour le copropriétaire
- Annuler le vote des pouvoirs ne votant pas à l’identique avec
- Voter pour les pouvoirs
Exemple :
FLEURS a le pouvoir de LANGOISSE et PAYS DU CONTENTIN.
Il vote « pour », LANGOISSE aussi mais PAYS DU CONTENTIN a donné la consigne de voter « contre ».
On commence donc par voter « pour » FLEURS, lui et ses 2 pouvoirs sont notés comme votant « pour ».
On annule le vote de PAYS DU CONTENTIN avec
Puis on vote « contre » pour PAYS DU CONTENTIN
Vote par Correspondance
Dès lors qu'un participant est identifié comme "Votant par Correspondance" depuis la feuille de présence, un nouvel onglet s’affiche dans l'application, accessible depuis la barre de menu. Ce nouvel onglet est composé de 2 parties :- La liste des copropriétaires votant par correspondance
- La liste de l’ensemble des résolutions à voter
- Saisie des Votes dans l’onglet « Vote par Correspondance »
- Visualisation des votes dans l’onglet « Vote des résolutions »
Remarque : Les résolutions « Sans vote » ne seront pas présentes dans l'onglet « Vote par correspondance ».Cependant, si en cours d’AG une résolution « Sans vote » est modifiée et peut être votée, elle sera affichée dans le nouvel onglet « Vote par correspondance ».
Cas particulier de la Résolution amendée
Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
Le fichier de retour d’IMMAG contiendra l’information du copropriétaire défaillant.
Aide à la saisie des votes
Deux boutons sont disponibles pour faciliter la saisie
Terminer la saisie : permet de faire le même vote sélectionné pour toutes les résolutions non encore votées pour le copropriétaire sélectionné
Remise à zéro des votes : permet de supprimer les votes pour l’ensemble des résolutions d’un même copropriétaire
Il est possible de vérifier si tous les votes par correspondance ont été traités, grâce au filtre présent dans l’onglet, sur les votes saisis ou pas et le nom du copropriétaire.
Vote par Visio Conférence
Une fois le copropriétaire identifié sur la feuille de présence, comme participant à l’AG en Visio Conférence, la saisie de ses votes se fait de la même manière que les copropriétaires présents. Il existe quelques particularités compte tenu de l’utilisation de connexion internet.Incident Technique
Dans le cadre d'une déconnexion de Teams d'un participant invité par Visioconférence, il est nécessaire d'identifier depuis ImmAg les "IT" soit incidents techniques afin d'afficher cette information dans le PV d'AG.Un bouton IT (Gris) sera cliquable pour les participants qui seront présents en AG Visio.
Lorsqu'un incident technique sera déclaré dans le vote de la résolution, l'information sera affichée en gris "Incident Technique" dans la partie du vote.
Dans ce cas, le participant sera déclaré comme absent quand le bouton "IT" est utilisé.
Les calculs du quorum et de la majorité sont donc mis à jour à chaque fois qu'un participant est déclaré "IT". Un filtre "Incidents Techniques" dans l'onglet "Vote des résolutions" vous permet de vérifier si un IT a été déclaré en cours de vote.
Incidence dans le PV d’AG
L'information des incidents techniques est ajoutée dans le PV de l'AG comme indiqué ci-dessous : Les champs de fusion suivants, concernant ces incidents techniques, sont disponibles pour les participants en AG Visio ou bien pour les participants par Correspondance et intégrer dans le modèle SPI du PV d’AG.
Le Résultat du Vote
Au fur et à mesure que les votes s’ajoutent, un diagramme montre l’évolution des votes et un tableau comptabilise les votes en nombre de voix et de tantièmes.Les Boutons d’Aide à la Saisie
4 boutons sont présents durant la procédure du vote :
Une fois le vote validé (verrouillé) seul le bouton s’affiche.
Fin de vote
Le bouton permet, en se positionnant sur la solution choisie :
- D’appliquer le même vote (Pour / Contre / Abstention) à tous les copropriétaires non exprimés, après avoir saisi le vote des copropriétaires minoritaires.–
- Ou de voter « Pour tous les candidats » dans le cas d’un vote de type élection (bureaux, membres du CS).–
- Ou de préciser qu’il s’agit d’une résolution non votée.
- Verrouille le vote de cette résolution. Il est considéré comme terminé.
- Complète les résultats du vote dans le texte du PV.
Verrouiller la résolution
Le bouton permet de clôturer le vote et de compléter les résultats du vote dans le texte du PV si tous les copropriétaires se sont exprimés. Recopier le vote précédent
Le bouton permet de recopier le vote précédent sur la nouvelle résolution. Le vote n’est pas verrouillé, il est donc possible de le modifier. Par contre, il ne faut pas oublier de le verrouiller avec le bouton « Fin de vote » ou « Verrouiller la résolution »
Remise à zéro des votesLe bouton permet d’annuler le vote de tous les copropriétaires pour cette résolution.
Déverrouiller la résolutionLe bouton s’affiche un fois le vote terminé. Il permet de reprendre un vote.
Selon le paramétrage il apparait 2 ou 3 solutions :
- Déverrouillage du vote uniquement : cette solution rouvre le vote, rien n’est effacé. Il est possible de modifier le vote. Dans le procès-verbal 2 votes seront affichés ;
- Déverrouillage du vote + RAZ du texte du PV : cette solution rouvre le vote et efface les modifications du procès-verbal (le vote et les modifications manuelles) ;
- Déverrouillage du vote + RAZ du texte du PV + RAZ des votes : cette solution efface l’ensemble du vote.
Votes spécifiques
Élection du bureau ou Élection du Conseil Syndical
Dans la colonne de gauche, les résolutions dont le type de vote est « Élection » (Bureau ou Conseil syndical) font apparaître une ligne candidat avec des boutons qui permettent d’ajouter ou de supprimer un ou plusieurs candidats pour élire le président ou les scrutateurs ou le secrétaire
(1) Désignation des candidats
Le bouton « + » ( ) ouvre l’écran permettant la sélection d’un candidat.
Pour désigner un candidat, il faut :
- Sélectionner sa fonction
- Sélectionner la personne
- Valider
Après la validation le candidat s’affiche dans la résolution
Le bouton « – » ( ) permet de supprimer un candidat.
Un double clic sur un candidat permet de modifier la candidature (changement de poste)
(2) Vote
Il est possible de faire un vote par personne, en se positionnant sur le candidat et en procédant au vote. – Si tous les copropriétaires présents ou représentés approuvent élection de l’ensemble des candidats, il est possible d’enregistrer tous les votent en une seule fois. Pour indiquer que l’ensemble des copropriétaires sont « Pour » pour « tous les candidats », on clique :
- Directement
- On choisit « Pour (tous les candidats) »
Vote à l’article 25-1
Quand une résolution votée à article 25-1 est non adoptée en 1ere lecture, mais qu’au moins 1/3 des copropriétaires est favorable, vous avez le choix entre faire :- un vote de position (demander à l’assemblée si elle veut passer à un 2nd vote à art. 24) suivi d’un vote à article 24 (soit un total de 3 votes)
- un vote direct à l’article 24 (soit un total de 2 votes)
Résolution avec sous résolution (sondage ou standard)
On se positionne successivement sur chaque sous résolution pour procéder au vote.Question sans vote
Les questions sans vote sont automatiquement reportées dans le PV à la suite du vote de la résolution précédente.
Le Texte du PV Sous le résultat des votes, la zone PV affiche le contenu qui sera reporté dans le PV. Une fois le vote verrouillé le résultat est automatiquement reporté à la suite du texte de la résolution. Pour modifier, le contenu du PV, il faut double cliquer sur la zone pour ouvrir la fenêtre contenant l’éditeur de texte. La modification est automatiquement enregistrée à la fermeture soit avec la croix , soit avec la touche [Echap]