A. Catalogue des copropriétaires :
Cette liste permet de visualiser l’ensemble des copropriétaires pour toutes les copropriétés. Il est possible de filtrer : par copropriété, agence, groupe de travail, gestionnaire, comptable et technicien, ainsi que par le statut du copropriétaire.
Si vous souhaitez filtrer cette liste pour n’afficher QUE les présidents des conseils syndicaux :
Ajoutez la zone de filtre (au-dessus de la grille encadrée en rouge), puis tapez ‘Président’ dans la colonne ‘Membre du CS’
1. Onglet ‘Général’ :
Vous devez double-cliquer sur la ligne du copropriétaire sur lequel vous travaillez, afin d'afficher la 'fiche copropriétaire' :
Copropriétaire : Par le lien du nom du copropriétaire,
, vous accédez à la fiche tiers, pour corriger ou compléter son adresse, ses coordonnées téléphonique, son RIB, etc.
Administrateur du lot : si ce copropriétaire a un gérant, cochez la case (Geré) ‘Par l'agence’, si c’est votre agence qui le gère, sinon cochez ‘Autre gérant’, et saisissez les coordonnées de ce gérant (création d’une fiche tiers).
Si vous cochez ‘Agence’, vous aurez cet affichage :
Par le bouton ‘Choix du mandat’, vous devrez sélectionner le mandat de gérance rattaché, puis dans la fenêtre ci-dessous, vous devrez par un glisser-déposer, faire glisser les lots de syndic (à droite), sur un lot de gérance (à gauche). Pour annuler la saisie, faire l’inverse.
Plusieurs lots de syndic, peuvent être rattachés à un lot de gérance (le lot principal rattaché à un bail) :
Puis cocher les types d’appels, que vous souhaitez prélever sur le mandat de gestion et enfin la méthode d’imputation, par appel ou mensuel.
Le principe : lors de la comptabilisation des appels de fonds, ceux-ci seront automatiquement créés en tant que facture côté gérance, puis lors du paiement de ces factures, un virement sera fait du compte gestion vers le compte syndic, et un encaissement sera généré automatiquement sur le compte du copropriétaire.
Copropriété : vous avez un lien pour accéder à la fiche de la copropriété.Comptabilité : Affichage de son N° de compte et de son solde.
Autres personnes : permet de saisir un nu-propriétaire et un représentant légal. A ce jour, aucune fonctionnalité n’intègre ces 2 informations.
Autres informations : Copropriétaire occupant, à cocher ou pas.
Conseil Syndical : permet de signifier si le copropriétaire est membre du CS. Si OUI, "représenté par" affiche par défaut le nom du copropriétaire, vous pouvez aussi saisir un autre tiers. Par exemple, dans le cas d’un couple marié, si c’est Mr ou Mme qui est membre, vous pouvez créer un autre tiers lié au 1er.
Présentation des éditions : ces paramètres sont repris automatiquement depuis la copropriété, et son personnalisables ici.
Bloc-notes : zone non obligatoire.
2. Onglet ‘Lots et avances’ :
Le tableau du haut affiche les lots de ce copropriétaire. Depuis cet écran, si le copropriétaire n’a pas été saisi sur le lot lors de la création de la copropriété, vous pourrez affecter, le ou les lots au copropriétaire correspondant. Attention à la date d’achat, celle-ci est par défaut proposée à la veille du 1er jour de l’exercice.
Vous pouvez cocher la case ‘Historique des achats/ventes’, pour visualiser des copropriétaires vendeurs. Le tableau du bas, permet de visualiser les avances par type et par lot.
3. Onglet ‘Documents liés’ :
Cet étape permet de définir, par type de document, à qui celui-ci sera destiné et quel sera son type d’envoi. Vous pouvez ajouter une ligne, pour diffuser un même document à un autre tiers.
4. Onglet ‘Evènementiel’ :
Page ‘Evènementiel’ : identique à la page affichée sur les immeubles, les copropriétés et les lots
5. Onglet ‘Situation Comptable’ :
Cette étape permet de visualiser la situation comptable du copropriétaire.
a) Arriérés :
Par défaut, c’est l’onglet ‘Arriérés’ qui est affiché, représentant la dette du copropriétaire par le biais des écritures non justifiées. Le trombone
, affiché à la fin du libellé, signifie, qu’un enregistrement GED est rattaché à cette écriture. En cliquant sur cette icone, vous pourrez afficher le GED dans un nouvel onglet.
b) Tous les appels de fonds :
Affichage des différents appels par type d’appel et par date.
c) Situation centralisée :
Affichage de la situation complète du copropriétaire, par journal et numéro de pièce comptable.
Bouton ‘Extrait de compte’ : permet d’éditer un extrait de compte selon l’affichage choisi.
Bouton ‘Reçu’, lorsque vous cochez une écriture d’encaissement, vous pouvez éditer un reçu.
Bouton ‘Voir la pièce’ : permet de visualiser la pièce comptable.
d) Toutes les écritures :
Permet de visualiser toutes les écritures. En ajoutant la colonne du N° de lot, vous pouvez visualiser les appels et règlements par lot.
Vous pouvez lettrer ou délettrer des écritures, pour les masquer ou les faire apparaître sur les appels de fonds : sélectionnez des lignes qui se compensent et cliquez sur le bouton souhaité.
6. Onglet ‘Relances’ :
Etape permettant de paramétrer la procédure de relance de ce copropriétaire, ainsi que d’autres paramètres. Le niveau s’incrémente automatiquement, vous avez la possibilité de le modifier.
Le tableau ci-dessous, présente l’historique des relances de ce copropriétaire.
7. Onglet ‘Prélèvements’ :
Depuis cet écran vous pourrez :
- Voir les RIB du copropriétaire
- Saisir un nouveau RIB
- Créer, modifier et imprimer le mandat de prélèvement SEPA
- Changer le regroupement des échéances
- Changer le jour de prélèvement
- Choisir les types d’appels à prélever
- Gérer les échéances de prélèvements, supprimer, ajouter, bloquer ou débloquer une échéance
Si le copropriétaire a une dette envers la copropriété, on effectue un prélèvement de la globalité de la dette lors du prochain prélèvement.
Si le copropriétaire a un crédit envers la copropriété, ce montant sera déduit du prochain appel à effectuer.
