Cette fonctionnalité permet de générer le document de convocation d’assemblée générale et de le diffuser par lettre recommandé avec accusé de réception.
Chemin d’accès :
Dans le menu SPI Syndic, pavé « Fin d’exercice », on sélectionne le menu « Convocation AG ».
- Convocation AG
Le catalogue des AG vous permet de rappeler une convocation d’AG en faisant « étape suivante » ou de créer une nouvelle assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Par défaut la grille affiche uniquement les AG planifiés, non convoqués.
Le bouton « Ajouter » permet la création et la planification d’une nouvelle AG. (cf Paragraphe 1. Création AG)
Le bouton « Supprimer » permet la suppression d’une assemblé générale, la suppression est possible uniquement si l’AG n’as pas été convoqué.
Le bouton « étape suivante » permet d’atteindre soit, l’étape de synthèse soit la dernière étape dans laquelle l’utilisateur était rentré.
Particularité des AG en Visioconférence
Il faut avoir paramétré un compte Microsoft Teams avant l'utilisation de cette fonctionnalité.
A la souscription de l'Offre SPI Visio AG, le paramétrage de votre compte sera effectué, la procédure qui suit ne sera à effectuer que si vous possédez déjà un compte TEAMS.
Le bouton « Ajouter » permet la création et la planification d’une nouvelle AG et ouvre la fenêtre de planification. Il faut indiquer :
Copropriété : celle pour laquelle l’AG est créée
Clé de Convocation : qui définira la liste des copropriétaires concernés par cette AG
Type AG : ordinaire ou autre
Libellé : celui qui figurera sur la convocation d’AG
Lieu de l’AG : selon si il s’agit d’une AG en présentielle ou en Visioconférence
a) Lieu de l’AG : en présentielle
La planification d’une AG nécessite la saisie d’une salle de tenue de l’AG, et la saisie d’utilisateur de l’agence. Cette saisie permet de déterminer les disponibilités dans le calendrier.
b) En Visioconférence
Dans le cadre de l’organisation d’une AG en visioconférence, il faudra cocher la case « Visioconférence ». Il est obligatoire de renseigner une salle même en Visio, vous pourrez créer, par exemple, une salle intitulée « Assemblée Générale uniquement en Visio ».
(1) Paramétrage du compte TEAMS (si compte agence)
La Génération du lien dans la Pop-up de la création/modification d'AG s'affichera après avoir cliqué sur Valider.
Le « time line » de synthèse permet à tout moment de savoir où l’on se situe dans la tenue de l’AG.
L’onglet des participants/salle permet de modifier les participants et la salle ou doit se tenir l’AG.
Dans le cas d'une AG par visioconférence
Il est indiqué systématiquement dans l'onglet Participants/Salle" les informations suivantes :
Les tiers invités à participer à l'Assemblée Générale (seront affichés tous les tiers rattachés au paramétrage des documents liés "Convocation AG").
Les utilisateurs participant à l'Assemblée Générale.
Le bouton 
peut être utilisé dans les cas suivants :
Pour une AG créée Après livraison de l'évolution "SPI Visio AG"
- Quand on active la visioconférence pour une AG sans visio, la liste des tiers invités par défaut à AG en visio est mise à jour directement sans avoir besoin de cliquer sur le bouton "Appliquer la liste par défaut".
Pour une AG créée Avant livraison de l'évolution "SPI Viso AG"
- Quand on active la visioconférence pour une AG sans visio, la liste des tiers invités à AG visio est vide par défaut. Le bouton "Appliquer la liste par défaut" permet d'ajouter les tiers invités en fonction des documents liés à la Convocation AG de la fiche copropriétaire.
Ce bouton est utilisé également lorsqu'on souhaite revenir à la liste initiale pour effacer toutes les modifications apportées dans ce tableau.
D'autre part, un picto 
s'affiche quand un Tiers n'a pas d'adresse mail de saisie.
Le bouton « ajouter » : permet d’ajouter une résolution.
Le bouton « supprimer » : permet de supprimer une ou plusieurs résolutions.
Les boutons « haut / bas » : permettent de classer les résolutions dans l’ordre voulu.
Le bouton « Définir comme modèle » : permet de créer un nouveau modèle d’AG avec les résolutions que l’utilisateur a sélectionné.
Le bouton « Appliquer un modèle ou x résolutions » : permet d’appliquer un modèle ou x résolutions.
Le logiciel est livré avec 60 modèles de résolutions qui devront être dupliquées pour être modifiées.
Le bouton « Créer / modifier le RDV du conseil syndical » permet de créer ou de modifier le lieu, les participants, la date et l’heure de tenu du conseil syndical.
Les boutons « ajouts » permettent soit l’ajout d’un participant interne, soit l’ajout d’un membre du conseil.
Les boutons « supprimer » permettent soit la suppression d’un participant interne, soit la suppression d’un membre du conseil. Pour supprimer une personne il faut au préalable la