B. Répartition des charges
Fonctionnalité, permettant, de préparer la répartition de charges, afin d’éditer toutes les annexes et répartitions individuelles, pour les joindre à la convocation.
L’intégration comptable de la répartition, se fera dans la fonctionnalité ‘Validation comptable de la répartition’, que vous lancerez APRES avoir tenu l’assemblée générale.
Les étapes de cette fonctionnalité, peuvent être traitées en plusieurs fois, lorsque vous fermez l’onglet, et que vous y revenez, SPI Syndic, affiche l’étape sur laquelle vous vous étiez arrêté.
1. Etape Contrôle :
Le bouton ‘Etape suivante’, ne sera actif, que quand tous les contrôles auront été validés.
Voir le paramétrage des contrôles dans les paramètres.
Chaque contrôle doit être validé, par le bouton : 
.A la validation, SPI Syndic, stocke l’utilisateur, la date et l’heure de cette validation.
Le bouton : 
permet de rentrer dans la fonctionnalité associée à la ligne, afin de saisir, de contrôler, etc.
Certains contrôles sont bloquants : par exemple la présence d’un rapprochement bancaire de moins de 2 mois (par rapport à la date de clôture), la présence d’un budget pour N+1 et N+2.
Pour l’étape ‘Sélection des travaux à répartir’, pensez à vérifier si vous avez des fiches travaux à répartir, et si oui, cochez la case 
dans la fiche travaux.
Quand vous aurez pu cliquer sur ‘Etape Suivante’, SPI Syndic, va verrouiller l’accès à la comptabilité de cette copropriété, à une date inférieure ou égale à la date de la clôture. Si vous avez besoin, de revenir sur la comptabilité de cet exercice, il vous faudra cliquer sur le lien 
qui s’affichera sur toutes les pages suivantes.
2. Contrôle Budget :
Cette étape montre toutes les dépenses par rapport au budget courant de la copropriété.
Cette étape ne demande aucune saisie, seulement des contrôles.
Affichage de tous les postes de répartition ayant une dépense ou un budget de saisi.
Colonnes : Montant Réparti et Montant Rompus : SPI Syndic, a déjà calculé pour chacun des lots la quote-part, en fonction des tantièmes, et vous affiche donc dans la colonne ‘Montant Rompus’, l’écart avec le montant à répartir.
Cliquez sur ‘Etape suivante’, pour continuer.
3. Contrôle travaux :
Cette étape montre toutes les dépenses par rapport au fiches travaux votés et terminés et aux charges exceptionnelles (sinistres) de la copropriété.
Idem le contrôle budget, pour les colonnes.
Cette étape ne demande aucune saisie, seulement des contrôles.
Cliquez sur ‘Etape suivante’, pour continuer.
4. Travaux non répartis :
Cette étape, montre les fiches travaux, dont la case :
, n’a pas été cochée. Ces fiches alimenteront l’annexe 5.
Cette étape ne demande aucune saisie, seulement des contrôles.
Cliquez sur ‘Etape suivante’, pour continuer.
5. Contrôles individuels :
Cette étape, montre, par copropriétaire et par lot, la répartition des dépenses.
Cette étape ne demande aucune saisie, seulement des contrôles.
Par le lien sur ‘Détail’, vous pouvez visualiser le détail des dépenses d’un lot :
Par le lien ‘Aperçu’, vous pourrez faire l’aperçu du document qui sera envoyé au copropriétaire.
Cliquez sur ‘Etape suivante’, pour continuer.
L’export Excel du contrôle individuel de la répartition, ne fait plus apparaître les regroupements afin de faciliter sa lecture et son exploitation.
6. Edition des annexes :
Cette étape, va permettre de générer dans la GED, toutes les annexes (de 1 à 5), mais aussi les éditions comptables (balances, rapprochements bancaires, etc.). Ceux-ci, seront, via la GED, disponibles pour la convocation des copropriétaires.
Champs :
: Ces 2 champs permettent de dire à SPI Syndic, dans quel sous-dossier et quel type de document, vont se créer tous les documents dans GED. Document par document, vous avez ensuite la possibilité de changer le libellé.
: Ce bouton, visible uniquement par CONCEPTEUR, permet de visualiser les écritures comptables qui seront générés, dans la fonctionnalité ‘Validation comptable de la répartition’.
: Ce bouton, permet de visualiser dans un seul fichier PDF, tous les documents qui seront générés dans la GED.
Cliquez sur ‘Etape suivante’, pour continuer.
7. Editions individuelles :
Cette étape, va permettre de générer dans la GED, tous les documents destinés aux copropriétaires. Ceux-ci, seront, via la GED, disponibles pour la convocation.
Champs :
: Ces 2 champs permettent de dire à SPI Syndic, dans quel sous-dossier et quel type de document, vont se créer tous les documents dans GED. Document par document, vous avez ensuite la possibilité de changer le libellé.
: Ce bouton, permet de visualiser dans un seul fichier PDF, tous les documents qui seront générés dans la GED.
Cliquez sur ‘Etape suivante’, pour continuer.
8. Validation :
Cette étape, générera tous les documents dans la GED. Vous pouvez saisir un commentaire, cliquez ensuite sur le bouton 
pour générer ceci et laissez la génération se faire. A la fin de ceci, vous aurez le message :
Cliquez sur ‘Annuler la répartition’, si vous ne souhaitez pas continuer.
Si vous vous rendez compte plus tard, mais avant la validation comptable, que quelque chose ne va pas, vous pouvez revenir sur cette répartition, pour l’annuler.
Relancez la fonctionnalité ‘Répartition des charges’, cochez la case :
, dans la liste, cochez la ligne de la copropriété, et vous reviendrez sur l’écran de ci-dessus.