La fonctionnalité de facturation interne, permet à l’utilisateur d’établir automatiquement la facturation de l’agence envers les copropriétés. (Génération de factures automatisées)
Le paiement des factures internes se fait par le même menu que le paiement des factures standard.
Le fournisseur d’une facture interne est l’administrateur de biens, Le fournisseur correspondant à l’agence qui est inscrite dans les paramètres généraux dans l’onglet syndic.
Le numéro de facture d’une facture interne est généré automatiquement par le logiciel, le numéro initial est inscrit dans les paramètres généraux dans l’onglet syndic.
Le paramétrage de la facturation se fait via les prestations. Le paramétrage des prestations est possible depuis le catalogue des prestations général.
Important, la fonctionnalité permet de générer automatiquement les éléments à facturer, mais l’utilisateur reste maître des éléments qu’il comptabilise. (Comme toujours une fenêtre de comptabilisation est présentée avant la validation de la facturation finale).
Le catalogue des prestations générales permet d’établir la liste des modèles de prestation ainsi qu’un tarif général pour chacune des prestations.
Une fois les prestations paramétrés dans le catalogue des prestation générales, elles pourront être affectées dans les copropriétés. Le tarif, ou la fréquence pourra être ajusté copropriété par copropriété.
Le catalogue des prestations est accessible depuis le menu de paramétrage SPI Syndic, la roue crantée en bas à droite, puis "Catalogue des Prestations".
Code prestation : Code à donner à votre prestation pour vous y référer plus facilement.
Libellé : Libellé de la prestation (Ce libellé sera imprimé sur la facture)
Famille de prestation : Permet de classer vos prestations par famille. Attention la famille « Frais de mutation vendeur » sert pour la facturation de l’état daté.
Nature des dépenses : Nature de dépense associée à la prestation. Seul des postes de répartition associés à cette nature seront disponibles pour être associés à cette prestation.
Libellé de l’écriture : Libellé de l’écriture comptable généré lors de la facturation.
Mise à jour par budget : La génération des éléments à facturer se fera en fonction du budget saisie et en fonction de la fréquence de facturation saisie.
Mise à jouir par montant : La génération des éléments à facturer se fera en fonction d’un montant fixe et en fonction de la fréquence de facturation saisie.
Joindre un relevé détaillé : Un relevé détaillé de chacun des éléments à facturer sera joint à la facture.
Fournisseur : Fournisseur sur lequel est facturée la prestation.
Fréquence de facturation :
Si la fréquence de facturation est manuelle, l’utilisateur devra ajouter manuellement un élément à facturer pour qu’une facturation ait lieu.
Si la fréquence est trimestrielle, mensuelle ou semestrielle, le logiciel générera automatiquement les éléments à facturer.
Réajustement auto réparti sur les prochaines factures :
Le montant modifié, ou le budget modifié est réparti sur tous les prochains éléments à facturer non comptabilisés équitablement. (S’il n’y a aucuns éléments à facturer, un nouvel élément à facturer est créé automatiquement à la même date que le dernier élément à facturer existant)
Réajustement auto réparti sur la prochaine facture :
Le montant modifié, ou le budget modifié est réparti sur le prochain élément à facturer non comptabilisé.
(S’il n’y a aucuns éléments à facturer, un nouvel élément à facturer est créé automatiquement à la même date que le dernier élément à facturer existant)
Réajustement sur une nouvelle facture :
Un nouvel élément à facturer est créé automatiquement à la même date que le dernier élément à facturer existant.
Facturation en début de période :
Si vous cochez cette case cela signifie que la date de facturation de l’élément à facturer sera au début de la période sélectionnée (par exemple pour une facturation mensuelle, la date de la facture sera le 1er du mois facturé)
Facturation en fin de période :
Si vous cochez cette case cela signifie que la date de facturation de l’élément à facturer sera à la fin de la période sélectionnée (par exemple pour une facturation mensuelle, la date de la facture sera le 30 ou le 31, du mois facturé)
La suppression d’une prestation générale est possible tant qu’aucun élément n’a pas été facturé sur cette prestation.
Dans cet exemple la facturation des honoraires de gestion courante s’effectue automatiquement en début de trimestre, en fonction du budget.
Le logiciel réajuste les éléments à facturer automatiquement quand le budget est modifié.
Il est donc possible de commencer à facturer N+1, même si le budget est modifié lors de l’assemblée générale, le logiciel réajustera les éléments à facturer en fonction de la règle choisi.
Dans cet exemple la facturation est réalisée de façon manuelle au coup par coup.
Un relevé détaillé sera joint à la facture, pour justifier la facturation.
C. Paramétrage des prestations dans la copropriété
L’onglet permettant le paramétrage des prestations pour la copropriété est accessible depuis l’onglet « autres informations » de la fiche copropriété.
Pour pouvoir être utilisé sur une copropriété, la prestation doit être ajoutée dans la copropriété.
