Catalogue des copropriétaires

Chemin d’accès:

Dans le menu SPI Syndic, dans la colonne «Copropriétaires», un clic sur le «Catalogue des copropriétaires» ouvre la liste des copropriétaires.

Cette liste permet de visualiser l’ensemble des copropriétaires pour toutes les copropriétés. Possibilité de filtrer, par copropriété, agence, groupe de travail, gestionnaire, comptable et technicien, ainsi que par le statut du copropriétaire.

Par ce catalogue, il est possible de générer un courrier, un mail, un SMS ou un export Excel en utilisant les boutons prévus à cet effet en haut à droite du catalogue. .

Un clic sur le nom du copropriétaire ou sa fiche tiers.

Un double-clic sur la ligne d’un copropriétaire ouvre sa fiche individuelle.

2.Onglet: Général

Copropriétaire:Par le lien du nom du copropriétaire, , vous accédez à la fiche tiers, pour corriger ou compléter son adresse, ses coordonnées téléphonique, son RIB, etc.

Administrateur du lot: si ce copropriétaire a un gérant, cochez la case «Par l’Agence», si c’est votre agence qui le gère, sinon cochez «Autre gérant», et saisissez les coordonnées de ce gérant (création d’une fiche tiers).

Si vous cochez «Par l’Agence», vous aurez cet affichage:

Par le bouton «Lier les lots avec la gérance», La fenêtre ci-dessous s’ouvre pour effectuer la liaison des lots Syndic et gestion.

La liaison peut être faite de manière automatique par le bouton: .

Ou de manière manuelle par le bouton , en sélectionnant un à un, les lots en gestion à lier.

Pour annuler la saisie, cliquer sur .

Plusieurs lots de syndic, peuvent être rattachés à un lot de gérance (le lot principal rattaché à un bail).

Puis cocher les types de facturation, que vous souhaitez imputer sur le mandat de gestion et enfin la méthode d’imputation, par appel ou mensuel.

Le principe:lors de la comptabilisation des appels de fonds, ceux-ci seront automatiquement créés en tant que facture côté gérance. Puis lors du paiement de ces factures, un virement sera fait du compte gestion vers le compte syndic, et un encaissement sera généré automatiquement sur le compte de la copropriété.

Copropriété: vous avez un lien pour accéder à la fiche de la copropriété.

Comptabilité:Affichage de son N° de compte et de son solde.

Autres personnes:permet de saisir un nu-propriétaire et un représentant légal.

Autres informations:Copropriétaire occupant, à cocher ou pas.

Conseil Syndical:permet de renseigner si le copropriétaire est membre du CS, si OUI, représenté par, affiche par défaut le nom du copropriétaire, mais vous pouvez saisir un autre tiers. Par exemple, dans le cas d’un couple marié, si c’est Mr ou Mme, qui est membre, vous pouvez créer un autre tiers, lié au 1er.

Cette zone sera mise à jour automatiquement avec le retour d’AG, lorsque l’assemblée générale a été tenue avec ImmAG.

Présentation des éditions:ces paramètres sont repris automatiquement depuis la copropriété, et son personnalisables ici. Ainsi un copropriétaire peut avoir des options d’édition différentes sans affecter l’édition des autres copropriétaires.

Bloc-notes:zone non obligatoire.

3.Onglet: Lots et avances

Le tableau du haut affiche les lots de ce copropriétaire.

Si le copropriétaire n’a pas été renseigné sur le lot lors de la création de la copropriété, vous pourrez affecter le ou les lots au copropriétaire, grâce au bouton . Attention à la date d’achat, par défaut proposée à la veille du 1erjour de l’exercice.

Le bouton permet de rectifier une mauvaise affectation de lots. Cette étape est possible uniquement si aucune écritures comptable n’est rattachée au lot.

Vous pouvez cocher la case «Historique des achats/ventes», pour visualiser des copropriétaires vendeurs.

Le tableau du bas, permet de visualiser les avances et provisions travaux par type et par lot.

4.Onglet: Documents liés

Cet étape, permet de définir, par type de document, à qui va être destiné le document et quel est son type d’envoi.

Vous pouvez doubler une ligne, pour diffuser un même document à plusieurs tiers.

Le bouton permet de modifier plusieurs types de document en même temps.

5.Onglet: Evènementiel

Page «Evènementiel», identique à la page affichée sur les immeubles, les copropriétés et les lots.

6.Onglet: Situation comptable

Cette étape permet de visualiser la situation comptable du copropriétaire.

a)Arriérés

Par défaut, c’est l’onglet «Arriérés», qui est affiché, représentant la dette du copropriétaire par le biais des écritures non justifiées. Le trombone , affiché à la fin du libellé, signifie, qu’un enregistrement GED est rattaché à cette écriture, donc en cliquant sur cette icone, vous pourrez afficher le document dans une nouvelle fenêtre.

b)Tous les appels de fonds

Affichage des différents appels de fonds comptabilisés, avec l’information du montant dû, du montant déjà payé, et du solde par appel.

c)Situation centralisée

Affichage de la situation complète du copropriétaire.

Bouton «Extrait de compte» : permet d’éditer un extrait de compte selon l’affichage choisi.

Bouton «Reçu», lorsque vous cochez, une écriture d’encaissement, vous pouvez éditer un reçu.

Coche«afficher un détail par lot» : permet de visualiser les montants des appels de fonds lot par lot.

d)Toutes les écritures

Permet de visualiser, les appels et les règlements lot par lot.

Vous pouvez lettrer, ou délettrer des écritures, pour les masquer ou les faire apparaître sur les appels de fonds: sélectionnez des lignes qui se compensent et cliquez sur le bouton souhaité.

7.Onglet: Relances

Onglet permettant de paramétrer, la procédure de relance de ce copropriétaire, ainsi que d’autres paramètres. Le niveau s’incrémente automatiquement, vous avez la possibilité de le modifier.

Vous avez également la possibilité de mettre une observation, qui sera reprise dans la liste lors du traitement des relances des copropriétaires.

Le tableau de dessous, montre l’historique des relances de ce copropriétaire.

 

8.Onglet: Prélèvement

Il existe 2 types de mandat de prélèvement:

• récurrent pour l'échéance de Prélèvement Automatique
• ponctuel pour l'échéance de Prélèvement Extranet (non autorisé aux copropriétaires en prélèvement automatique)

Depuis cet écran vous pourrez:

• Voir les RIB du copropriétaire
• Saisir un nouveau RIB
• Créer, modifier et imprimer le mandat de prélèvement SEPA. Un message bloquant apparaîtra si la fiche n'a pas de mandat récurrent (qui est obligatoire)